Kuidas luua koduarvestussüsteem arvepidamiseks

Kuid oma iga-aastaste maksude lõpuleviimine pole ainus põhjus, et hea toimikusüsteem olemas oleks. Äärmiselt oluline on kviitungite säilitamine, et näidata, kui palju maksisite vara ja investeeringute eest, ning tõestada, kui ostud tehti. Laenu saada on peaaegu võimatu ilma oma sissetulekute ja kulutuste andmeid avaldamata.

Paberimajanduse ülesehitamine on hädavajalik ja see võib põhjustada probleeme ettevalmistamata ja korrastamata isikutele. Mõistliku kodu arhiivisüsteemi loomine võib aga olla üsna lihtne.

Arhiveerimissüsteemi seadistamine

Kui te pole veel paberivabaks dokumentide säilitamise süsteemiks teisenenud, saate süsteemi ikkagi hõlpsalt hallata, et kogu oma arvestust jälgida.

1. Ostke vajalikke tarvikuid

Külastage oma lemmikkontoritarvete poodi ja tehke järgmised ostud:

• Üks tähesuurune taskufail, mis laieneb kolme ja poole tolli (umbes 3 dollarit)
• Mitu failikausta (vähem kui 1 dollar)
• Teie failikaustade sildid (umbes 3 dollarit 250-sildise pakendi eest)

2. Looge sildid

Märgistage aasta laienev kaust. Seejärel looge igale failikaustale silt järgmiselt:

• Isiklikud kulud, nagu rõivad, raamatud, toidukaubad ja meelelahutus
• Meditsiiniline / hambaravi
• Kommunaalmaksed
• Suured ostud ja kodu remont
• pangakonto väljavõtted
• Investeeringud
• Krediitkaardi väljavõtted ja kviitungid
• Maksa jupid
• Maksuregistrid

3. Korrastage oma dokumente ja faile

Kui olete oma kaustad märgistatud, hakake failisüsteemi korrastama. Aasta edenedes saate lisada veel kaustu uute kategooriate kviitungite hoidmiseks, mida peate jälgima, näiteks haridus-, lemmiklooma- või reisikulud.

Asetage failikaustad laieneva kausta sisse ja hoidke oma arhiveerimissüsteem kindlalt sahtlisse või arhiivi. Kui teete ostu või arve eest makse, siis on harjumus panna kviitung kohe vastavasse kausta.

Arvemaksete tasumisel püsimiseks looge kaust sildiga Arved maksta. Hoidke seda kausta hästi nähtavas kohas, nii et meeldetuletus peaks teid tasumata arvete tasumiseks seda regulaarselt läbima. Pärast iga arve tasumist pange salvestus oma arhiivi vastavasse kausta.

Peaksite looma ka kausta sildiga „Vajab tähelepanu”. Näiteks kui teil on vaja järelepärimisi seoses krediitkaardilt tuleneva kahtlase tasuga või kui peate võtma ühendust müüjaga, kes ei andnud teile viimati arve tasumise eest krediiti, peaksite pidama arvestust või meeldetuletust see kaust.

Igapäevane esitamisviis

Selle süsteemi juurutamisega saate vähendada hajutatud paberite otsimiseks kuluvat aega, korraldades oma failid korraldatud, nõuetekohaselt märgistatud failides. Failide järjepideva ja nõuetekohase hoolduse tagamiseks looge igapäevane rutiin:

1. Koguge kiri ja minge see läbi oma laua või köögilaua.
2. Avage kõik kirjad ja jätke ringlussevõetud rämpspost ning ümbrikud kõrvale.
3. Pange arved kausta „Arved maksma”.
4. Pange kviitungid õigesse kausta. Näiteks meditsiiniteenuste kokkuvõtted tuleks panna kausta „Meditsiin / hambaravi“.
5. Kõik, mis vajab viivitamatut tähelepanu, peaks minema kausta „Vajab tähelepanu”, et saaksite selle eest kiiresti hoolt kanda.

Mida hoida ja kui kaua

Enamikul juhtudel peaksite pidama arvestust vähemalt kolm aastat, kuna IRS otsib maksuauditi käigus tavaliselt teie ajaloost kolm aastat. IRS võib siiski otsida veel kolm aastat teie ajaloost, seetõttu on soovitatav salvestada kirjeid kuus aastat.

Siin on mõned andmed, mida peaksite kuus aastat hoidma:

• Maksudeklaratsioonis loetletud mahaarvamiste kviitungid
• Maksudeklaratsioonil kajastatud tehingute vahendamise väljavõtted
• Maksudeklaratsioonis kajastatud andmed kodu või muu vara müügi kohta
• Teie väikeettevõtte tuludeklaratsioonil kajastatud tulude ja kulude kirjed

Iga paberitükk, mis toetab teie maksudeklaratsioonis esitatud teavet, tuleks salvestada kuue aasta jooksul pärast teie esitatud kuupäeva.

Siiski on mõned kirjed, mida soovite igavesti säilitada:

• Maksutagastused
• Lepingud
• Kinnisvaraaktid ja lõpparuanded
• Teie pensioniplaanidesse tehtud sissemaksete andmed
• Elukindlustuspoliisid
• Kinnisvara planeerimise dokumendid, näiteks volikiri või usalduslepingud

Paberimajandus, millest loobuda

Pärast aasta maksudeklaratsiooni täitmist on mõned paberimajandused, mille võib ära visata. Kui see pole seotud teie maksudeklaratsiooniga, peaksite saama lahti järgmistest esemetest:

• Pangakontode saatelehed ja sularahaautomaatide kviitungid
• Palgakontroll
• Kommunaalkaabli arve kviitungid

Lõppsõna

Pole mingit aega nagu käesolev, et hakata oma paberimajandust korraldama. Mida varem korraldatud arhiveerimissüsteem üles seada, seda kiiremini saate rämpsust eemaldatud kodu või kontori hüvesid kasutada. Samuti on teil palju lihtsam pääseda juurde paberimajandusele või salvestada igal ajal, kui seda vajate.

Kas kasutate kodu arhiivisüsteemi? Millised strateegiad on teie jaoks hästi töötanud?

(fotokrediit: Bigstock)