6 väikeettevõtte ajahalduse näpunäidet tootlikkuse suurendamiseks

Kas see kõlab äärmuslikult? Mõelge sellele: Microsofti tehtud uuringus leidsid teadlased, et töötajad kasutasid ainult umbes 60% nende saadaolevast tööajast. See tähendab, et viiest päevast töönädalast olid nad produktiivsed ainult neist kolmest päevast. Nüüd rakendage seda oma ettevõtte jaoks. Kui aeg on raha, siis kuidas tunneksite raha teenimist vaid 60% tööl veedetud ajast?

Nüüd on mul teie tähelepanu?

Reaalsus on see, et aega on lihtne raisata ja kui teil pole etteantud ettekujutust selle kohta, kuidas te selle kulutate, läheb see enne, kui te seda isegi teate. Kuid ärge muretsege - siin on kuus näpunäidet, mida iga väikeettevõtte omanik saab kasutada oma aja parimaks kasutamiseks.

Nõuanded väikeettevõtte ajajuhtimiseks

1. Ignoreerige oma e-posti aadressi

Tõenäoliselt kõlab see palju lihtsamalt kui praegu, kuna enamik inimesi kipub neid kontrollima iga 5-10 minuti tagant. Kui aga liita kokku kõik minutid, mis kuluvad postkasti pidevaks kontrollimiseks ja seejärel vastamisele, on lihtne aru saada, miks see nii ajaraiskaja on.

Selle asemel, et olla oma e-posti ori, pange see alluma oma ajapiirangud. Kõigi oma sõnumite kontrollimiseks ja neile vastamiseks eraldage päeva jooksul kaks ajavahemikku. See võtab küll tõsise motivatsiooni ja distsipliini, kuid võimaldab teil pühendada rohkem tähelepanu ja aega muudele ülesannetele, mida muidu võib e-posti kontrollimisega pidevalt katkestada.

Kui tunnete muret, et inimesed reageerimisele kulunud aja jooksul solvuvad, seadke automaatvastaja, mis annab inimestele teada, et reageerimiseks kulub teil 10–12 tundi või isegi 24 tundi, kui see on teie ettevõtte tüübi jaoks vastuvõetav.

2. Ära tee mitut ülesannet

Aastal Psühholoogiline bülletään ja ülevaade, eksperdid näitasid, et ainult umbes 2,5% inimestest suudab tõhusalt täita mitmeid ülesandeid ja saab igal tegevusel siiski hästi hakkama. Lisaks näitab Londoni ülikooli psühhiaatria instituut, et inimese IQ langeb 10 punkti võrra, kui teda e-kirjad, tekstid ja telefonikõned liiga stimuleerivad.

Teisest küljest ajajuhtimise ekspertide hinnangul kahekordistub ühele asjale korraga tootlikkus, töö väljund ja jõudlus. Ja kui juhite väikest ettevõtet, võib see tähendada erinevust õnnestumise ja ebaõnnestumise vahel. Sundige ennast tegema ühte asja korraga, määrates teatud ajaks kella või taimeri, ja keskenduge siis sellele ühele ülesandele, kuni see on valmis.

3. Seadke samm-sammult eesmärgid

See on üks asi eesmärgi seadmisel ja teine ​​asi on üksikasjaliku eesmärgi seadmine, kus selle saavutamiseks vajalikud sammud ja sammud on eelnevalt välja toodud. Paljud inimesed seavad üldised eesmärgid ja ei astu siis kunagi nendega läbi. Mõelge näiteks miljonitele uusaasta resolutsioonidele, mis kehtestatakse igal aastal. Seda tüüpi eesmärkide probleem on see, et kuigi nad on toredad ideed, ei tea inimesed lihtsalt, kuidas neid ellu viia.

Oma aja parimaks ärakasutamiseks oma ettevõttes peaks teie päev koosnema eesmärkide seeriast, millel on konkreetsed verstapostid. Näiteks kui teie eesmärk on saada viis uut klienti, peaksite selle läbi mõtlema ja üles kirjutama kõik toimingud, mida peate selle saavutamiseks tegema. Jagades suuremad eesmärgid väiksemateks sammudeks, saate oma eesmärke tõhusamalt täita, kuna teate täpselt, milliseid samme peate selle käigus tegema. Plus, kellele ei meeldi väike positiivne tugevdamine? Teades, et olete oma eesmärgi vallutamiseks teatud sammud lõpetanud, võib see olla äärmiselt motiveeriv.

Peaksite endale eesmärgid seadma enne lõunat ja peale lõunat, ja veenduge, et kõige olulisemad neist valmistatakse enne lõunat. Kui teate, et te ei saa sööma minna enne, kui eesmärgid on täidetud, siis keskendute tõenäolisemalt ülesannete saavutamisele ega lase ennast kõrvale jätta.

4. Korraldage oma aeg ja ruum

Kui kõik teie ümber on kaoses, on keeruline organiseeritud viisil töötada. Esselte tehtud uuring näitab, et 43% ameeriklastest peab end organiseerimata ja organiseerituse puudumise tõttu peavad nad vähemalt kaks ööd nädalas kontoris hiljaks jääma. See ei pea nii olema.

Organisatsiooni eksperdid nõustuvad, et esimene samm tootlikkuse suurendamiseks on oma ruumi puhastamine ja seejärel korrastamine. Kõrvaldage kõik, mis pole vajalik, ja looge siis süsteem asjadeks, mis on. Näiteks kasutage kiireloomuliste üksuste jaoks värvikoodiga failikausta, mis tehakse sel päeval, ja teist asjade jaoks, mida saab oodata homme. Kui kasutate tehnikat, siis kasutage oma skannerit ja looge sama tüüpi süsteemi abil oma arvutisse või Blackberrysse faile.

Vaja on korraldada mitte ainult oma ruum, vaid ka oma aeg. Paljud inimesed kasutavad aja suurendamise süsteemi, kus nad lubavad endale teatud aja oma ülesannete nimekirjas olevate asjade tegemiseks. Suurepäraste tasuta veebitööriistade (nt e.ggtimer) abil, mis töötab samamoodi nagu munaaja taimer, saate kellaaja seada ja seejärel märku saada, kui see valmis saab. Pole midagi muud, kui võistelda kellaga eesmärgi täitmiseks neile, kes meist on konkurentsivõimelisemad.

5. Pange see kirjalikult

Plaanile pühendumisega on midagi kirjalikku, mis see kuidagi teie mõtetes kinnistab. Päeva tegevuskava - sealhulgas eesmärgid ja nende üksikasjad - kirja pannes relvastatakse plaan, mis peaks teid päeva jooksul tõhusalt viima. Muidugi seisate silmitsi tähelepanu hajutamisega, kuid kui teil on selge arusaam sellest, mida peate päevaks täitma, naasete suurema tõenäosusega otse käsil oleva ülesande juurde, selle asemel, et eesmärgipäraselt ühest küljest triivida. järgmise ülesande täitmine.

Mõne eksperdi arvates peaksite selle nimekirja koostama üleeile. Nii saate järgmise päeva alustada täiesti ettevalmistatult, selle asemel et raisata aega ülesannetele lähenemisele otsustamiseks ja nuputada, mida peate tegema.

6. Muutke oma auto kontoriks

Kui olete filmi näinud, Lincolni advokaat, hindate seda järgmist, äärmuslikumat näpunäidet. Kas leiate kunagi, et sooviksite, et kohtumiste vahel sõites või koosolekut alustades autos hängides saaksite natuke tööd teha? Selle väärtusliku aja raiskamise asemel ühendage oma autosse faksi- ja paljundusmasin ning kasutage aega vajalike, kuid sageli teel olevate asjade tegemiseks. Vaadake kaasaskantavat Possio Greta GSM-faksi, printerit ja skannerit ning ärge kunagi laske oma sõiduaega enam raisata. Samuti saate investeerida mobiilse Interneti-kaardiga nutitelefoni või sülearvutisse, et oleksite kogu aeg ühenduses.

Lõppsõna

Vana kõnekäänd “aeg on raha” põhineb tõel, mis tõenäoliselt ei muutu kunagi. Ja kui tegutsete enda jaoks ettevõttes, on lihtsaim viis oma sissetuleku suurendamiseks pöörata tähelepanu sellele, kuidas oma aega veedate, ja seejärel teha muudatusi, mis aitavad seda paremini kulutada.

Kui teil on muid ettepanekuid, kuidas maksimaalselt kasutada oma tööl veedetud aega, postitage need allpool.