10 lihtsat viisi oma ettevõtte kirjutamisoskuse parandamiseks

Mõelge nüüd, kui palju aega olete raisanud halvasti kirjutatud e-kirja või aruande dešifreerimiseks. Lugemine pole mitte ainult pettumust valmistav ja tüütu, vaid ka halb kirjutamine võib põhjustada tõsiseid väärkommunikatsioone, kaotatud võimalusi või isegi tööõnnetusi.

Siinkohal on asi selles, et hea kirjutamisoskus on väärtuslik mitmel viisil. Ja kui oma aega paremaks muuta, võiksite kogu oma karjääri jooksul maksta märkimisväärseid dividende. Vaatame mitmeid tehnikaid, mida saate kasutada oma ettevõtte kirjutamisoskuse parandamiseks.

Solidsete kirjutamisoskuste väärtus

Hea kirjutamine on tööjõus hädavajalik mitmel põhjusel.

Esiteks aitab hea kirjanikuna olemine rahva hulgast silma paista ja parandab teie edutamis- või tõstmisvõimalusi. See võib aidata veenda oma ülemust tegutsema projektide ja ideedega, mille vastu kirglik on. Hea kirjutamine muudab teid intelligentsemaks, usaldusväärsemaks ja professionaalsemaks. See aitab vältida segadusi ja valetõlgendusi, luua usaldust ja suhtlust kolleegidega ning võita kliente.

Hea kirjutamine on eriti oluline sotsiaalmeedia üha suurema kasutamise tõttu. Oleme kõik näinud spetsialiste Twitteris, LinkedInis või Facebookis valesti kirjutatud sõnu või kasutanud sõna valesti. See pole mitte ainult piinlik, kui teiega juhtub, vaid võib tulevikus mõjutada ka teie mainet ja usaldusväärsust.

Teie kirjutamine on üks peamisi meediume, milles teid kogu elu jooksul hinnatakse. Iga päev saadavad e-kirjad, tekstid ja aruanded on füüsiline kujutis ja salvestus sina. Aja jooksul loovad need esindused teie mainet ja mõjutavad suhteid, mida peate oma karjääri edu saavutamiseks.

Teie kirjutamine edastab teie mõtted ja on oluline, et neid mõtteid edastataks võimalikult selgel ja kõnekaimal viisil..

Kurt Vonnegut ütles: „Miks peaksite oma kirjutamisstiili uurima, et seda paremaks muuta? Tehke seda oma austajana oma lugejatele, ükskõik mida te kirjutate. ”

Kas olete ettevõtja, kes peab kirjutama suurepärase pressiteate, juhtivtöötajatele iga päev e-kirju kirjutav juht või keegi uut tööd otsiv inimene, kes peab kirjutama võitnud kaaskirja, on hea suhtlemisoskus kindlasti kohustuslik. Sõnadel on elus tähtsus ja tead, kuidas neid tõhusalt kasutada, saad palju kasu.

Kuidas parandada oma kirjutamisoskust

Suurepärane kirjutamine võtab aega ja harjutamist. Nagu ütles ikooniline ärimees David Ogilvy: “Hea kirjutamine pole loomulik and. Peate õppima hästi kirjutama. ”

Enda kirjutamist saab kiiresti paremaks muuta mitmel viisil.

1. Mõelge enne kirjutamise alustamist

Enne kui hakkate midagi kirjutama, peatuge ja mõelge läbi, mida soovite ja peate ütlema. Küsige endalt: „Mida peab see inimene pärast selle e-kirja lugemist teadma või mõistma?”

Võite kasutada ka “5 Ws + H”, mida kõik ajakirjanikud kasutavad oma töö meisterdamisel:

• Kes: Kes on minu publik?
• Mida: Mida nad peavad teadma??
• Millal: Millal see kehtib, millal see juhtus või millal nad peavad seda teadma?
• Kus: Kus see toimub??
• Miks: Miks nad seda teavet vajavad??
• Kuidas: Kuidas nad peaksid seda teavet kasutama??

Samuti peate endalt küsima: "Kas ma tõesti pean selle meilisõnumi saatma?"

Iga sektori spetsialistid on iga päev ujutatud e-kirjadega, millest paljud on tarbetud. Säästke enda ja oma lugeja aega, veendudes, et iga teie saadetud e-kiri on tõesti vajalik ja asjakohane.

2. Hoidke see lühike

Kui olete kindlaks teinud, mida peate ütlema, minge kiiresti asja juurde. Inimesi surutakse alati aja pärast ja nad hindavad teie lühidust.

Kas vajate veenvamat? Peatage ja mõelge, kui pettunud tunnete pärast e-kirja lugemist, mis on kolm korda pikem, kui see peaks olema, ning peamised punktid on põhjas maha maetud. See on aja ja energia raiskamine, eks?

Ärge pange oma publikut seda läbi tegema - olge lühike.

See võib aidata mõelda kuidas inimesed loevad. Romaanist Elmore Leonard pakub lühikest, kuid head nõu, kui ta ütleb: "Proovige jätta välja see osa, mida lugejad kipuvad vahele jätma." Üldiselt tähendab see pikki lõike, millel on rohkem pistmist millega sina tahan öelda rohkem kui see, mida lugeja peab kuulma. Pidage oma lugejat alati meeles.

Kui leiate, et te ei saa kirjutada alla poole lehekülje pikkust e-kirja, pole e-post parim viis selle teabe edastamiseks. Selle asemel helistage inimesele ja rääkige temaga otse.

3. Vältige pretensioonikaid sõnu

Kirjalikult on teie eesmärk olla selge ja otsene. Kui lugeja peab Google'i abil ütlema, mida proovite öelda, tunnevad nad end võõrdunud ja pahane olevat.

Mark Twain ütles kord: "Ärge kasutage viie dollarist sõna, kui viiekümne sendine sõna seda teeb." Vältige kiusatust kasutada lillelisi, pretensioonikaid sõnu, et kõlada targemini. Pange kinni viiekümne sendise sõnaga.

Samuti vältige võimaluse korral kõnepruuki. Erikeel paneb sind sageli pretensioonikaks kõlama ja see võib lugejat veelgi võõristada. Kirjutage selle asemel, kuidas räägite. Hoidke see loomulik ja otsene.

4. Kasutage aktiivset häält

Aktiivsed laused on otsesed, rasvased ja huvitavamad kui passiivsed laused. Passiivsed laused on nõrgad ja sõnad; nad on nagu jäme käepigistus. Teie kirjutamine paraneb dramaatiliselt, kui püüate võimaluse korral kasutada aktiivseid lauseid.

Vaadake näiteks kahte järgmist lauset:

1. Kass kriimustas naist.
2. Naine kriimustas kassi.

Esimene lause kirjutatakse aktiivsel häälel. See on selge ja otsene. Teine lause on passiivne.

Aktiivses lauses subjekt esineb tegusõna tegevus. Passiivses lauses laseb subjekt toimingul toimuda kuni neid. Siin on veel üks lihtne näide:

1. Golfimängija tabas palli.
2. Golfi tabas pall.

Esimeses lauses sooritab toimingu (golfimängija) toimingu (lööb palli). Teises lauses tuleb subjekt (golfimängija) järele tegusõna järele; see võtab tegevuse vastu.

Passiivse hääle märkamiseks otsige verbi ees selliseid verbi vorme, nagu oleks "olema", näiteks "tahe" või "oli". Näiteks „Koosolek toimub kell 8.00“ on paslik. Ütle selle asemel: „Koosolek on kell 20.00“.

5. Ole alati professionaalne

Mõnikord on ahvatlev visata nalja või lisada meilisõnumitesse mõni kontorirõõm. Need lisandmoodulid ei panusta siiski teie sõnumisse ja võivad teie mainet negatiivselt mõjutada. Nad saavad ka kergesti valesti aru.

Jah, peate olema autentne ja laskma oma häälel oma kirjatöös särada. Kuid peate ka professionaalseks jääma; see on tasakaalustav tegevus. Hea viis oma sisu sobivuse kontrollimiseks on küsida: "Kas mul oleks sellega rahul, kui see oleks homme hommikul ajalehe esilehel?" Kui see paneb teid roomama, tehke mõned redigeerimised.

6. Täpsustage oma üleskutset tegevusele

Teie ärisuhtlus saadetakse eesmärgiga; on harv, kui kirjutate e-kirja, mis on puhtalt informatiivne. Võimalik, et peate oma lugejaga midagi ette võtma: helistama teile tagasi, andma teile lisateavet, kinnitama oma kohalolekut koosolekul jne..

Ärge jätke lugeja enda hooleks, et aru saada, mida soovite selle teabe abil teha. Täpsustage see ja olge konkreetne. Näiteks:

• Palun saatke kõik muudatused tagasi teisipäeval kella 17-ks.
• Probleemi lahendamiseks helistage sellele kliendile reedeks tagasi.

Olge selge, mida soovite, ja leiate tõenäoliselt oma lugejate paremaid tulemusi.

Pro näpunäide: Pidage meeles, et kui teil on vaja millegi suhtes kohest tegevust, rääkige saajaga isiklikult. Tõuske oma töölaualt üles ja minge nende kontorisse või helistage neile telefoni teel. Kirjutamine on oluline meedium, kuid miski ei võta isiklikku vestlust, kui peate midagi ette võtma.

7. Kasutage oma e-posti teema rida asjakohaselt

Teie e-posti teema rida on võimas tööriist; mõelge sellele kui oma e-posti pealkirjale. Pealkirja ülesanne on tagada, et keha loetaks. Selleks peavad pealkirjad olema lühikesed, otsesed, võimsad ja konkreetsed.

Vaadake näiteks kahte allpool olevat e-posti teema rida:

1. Esmaspäevane koosolek
2. Osaleb esmaspäeval, 14. oktoobril kell 14.00 kvartaliaruannete koosolekul

Esimene teemarida on ebamäärane ja jätab paljudele küsimustele vastamata. Milline esmaspäevane koosolek? Millest see koosolek räägib? Kas ma pean isegi sellest kohtumisest teadma??

Teine teemarida on palju täpsem ja seetõttu on tõenäolisem, et see avatakse ja loetakse kiiresti. See annab teada, millisest koosolekust autor räägib, millal see toimub ja mida võiksite sellel konkreetsel koosolekul osalemisel vaja minna.

Ärge kunagi jätke oma e-posti teema rida tühjaks. E-posti filtrid liigitavad tühjad teemaribad rämpspostiks sageli, nii et täitke e-kirjad unarusse.

Pro näpunäide: Kui peate esitama ainult lihtsa küsimuse, kasutage teate lõppu (EOM) tehnikat. Kirjutage lihtsalt oma küsimus e-posti aadressi reale ja lisage sõna lõppu „EOM”. See säästab teie lugeja aega, kuna nad saavad kiiresti vastata, ilma et peaksite lugema üleliigset teksti.

Näiteks võib teie teemarea öelda: „Kas osalete selle esmaspäeva 14:00 koosolekul? EOM. ”

Enne selle tehnika kasutamist veenduge, et teie adressaadid teaksid, mida EOM tähendab. Siis vastavad nad ideaalis tagastamismeili teemareale näiteks: “Jah, ma tulen sinna. EOM. ”

8. Jääge e-kirjades ühe teema juurde

Kui vähegi võimalik, keskenduge oma e-kirjades ühele konkreetsele punktile või ideele. Kui teil on vaja mõnda muud teemat käsitleda, kirjutage eraldi e-kiri. Kui keskendute ühele e-kirjale ühe teema kohta, saate lugejal aega öeldut töödelda ja otse vastata. Samuti aitab see neil oma e-kirju tõhusamalt korraldada ja arhiivitud e-kirju kiiremini leida.

Allpool on näiteks näide e-kirjast, mis hõlmab liiga palju teemasid:

E-posti teema rida: Esmaspäevane koosolek 

Keha: Tere, Steve, 

Täname kogu teie töö eest eelmisel nädalal kvartaliaruannetega. Sa tegid toreda töö! Ma lihtsalt arvan, et peame sissejuhatust lühendama, kuid peale selle pole see suurepärane.

Kirjutasin, kas soovite osaleda sellel esmaspäevasel koosolekul. Kui jah, kas võiksite tuua oma esialgse kvartaliaruande mustandi koopia? Tahaksin seda Susanile näidata.

Samuti, kas puutusite kunagi Syracuse'is asuva Al Thompsoniga baasi? Tal oli mõned kaebused oma viimase saadetise kohta ja me peame kontrollima, et neile adresseeritaks. Andke teada, kuidas see välja tuleb.

Aitäh,

Jim

Peatuge ja mõelge, kui palju asju Steve'il selles meilis palutakse käsitleda.

Esiteks peab ta välja mõtlema, kas Jim soovib, et ta muudaks sissejuhatust või kas Jim kavatseb seda ise teha; see pole selge. Seejärel peab ta kinnitama, et osaleb esmaspäeval toimuval koosolekul, ja pidage meeles ka raporti mustandi toomist. Viimaseks peab ta tegelema nende klientide kaebustega ja rääkima Jimile juhtunust.

E-kirjas on mõned olulised meeldetuletused ja Steve võiks selle salvestada. Kuid pealkiri ütleb lihtsalt: “esmaspäevane koosolek”. Kui ta soovib selle kliendikaebuste käsitlemiseks meeldetuletuseks salvestada, pole pealkirjal tegeliku teemaga mingit pistmist. Ta peab meeles pidama, et meeldetuletus klientide kaebuste esitamiseks oli e-kirjas pealkirjaga „esmaspäeva koosolek”.

Tehke oma lugejatele teene ja tehke asjad neile võimalikult lihtsaks. Hoidke see lihtsaks ühe teema kohta ühes e-kirjas.

9. Ärge kunagi kasutage e-posti halbade uudiste edastamiseks

Ärge kunagi kasutage e-posti halbade uudiste edastamiseks. Kui teil on vaja kedagi oma meeskonnas koondada või anda tagasisidet, mis kõlab vähem kui roosiline, tehke seda isiklikult. E-posti teel on lihtne arusaamatusi tekkida - see võimalus võimendub siis, kui kasutate e-posti halbade uudiste edastamiseks. Isiklikult saate suhelda kaastunde ja empaatiaga ning siiruse ja kavatsuste edasiandmiseks võite kasutada oma kehakeelt ja hääletooni. Seda ei saa meili kaudu lihtsalt teha.

10. Korrektuur, korrektuur, korrektuur

Grammatika- ja kirjavead on piinlikud ning need kahjustavad teie usaldusväärsust. Muidugi võite loota õigekirjakontrolli tööriistadele, kuid need ei haara kõike, eriti sõnu, mida kasutatakse kontekstist välja.

Kui olete kirjutamise lõpetanud, lugege see kohe läbi. Ja kui vähegi võimalik, pange see ära ja lugege seda mõni tund (või paar päeva) hiljem uuesti. Enda kirjutamisest pisut kaugemale jäämine aitab teil märgata vigu, millest võisite esimese lugemise käigus kahe silma vahele jääda.

Pro näpunäide: Korrektuuri lugedes lugege hoolikalt läbi iga lause. Võtke arvesse George Orwelli nõuandeid, kes väidavad: „Teadlik kirjanik esitab igas kirjutatavas lauses endale vähemalt neli küsimust: Mida ma üritan öelda? Mis sõnad seda väljendavad? Milline pilt või idioom muudab selle selgemaks? Kas see pilt on efekti saavutamiseks piisavalt värske? Ja tõenäoliselt küsib ta endalt veel kaks: kas ma saaksin selle lühidalt öelda? Kas ma olen öelnud midagi, mis on vältimatult kole? ”

Kui e-kiri või aruanne on eriti oluline, andke see usaldusväärsele sõbrale või kolleegile enne lugemist selle sihtrühmale saatmiseks üle lugeda. Värske silmapaar võib märgata täiendavaid vigu, millest kahe silma vahele jäite.

Pro näpunäide: Kui leiate, et vajate ettevõtte kirjutamisel täiendavat abi, kasutage sellist teenust nagu grammatika, mis skannib teie teksti ja tuvastab nii lihtsad kui ka keerulised grammatikavead (sealhulgas vales kontekstis kasutatud õigesti kirjutatud sõnad). Samuti saate iga vea kohta selgitusi, et saaksite tulevikus oma kirjutamist paremaks muuta.

Lõppsõna

Igaüks saab õppida olema parem kirjanik ja parim viis oma kirjutamise parendamiseks on see harjutama. Mida rohkem kirjutate, seda paremaks saate. Samuti võite kaaluda tasuta veebikirjutamise kursuse läbimist Coursera kaudu. Klassi lõi Colorado-Boulderi ülikool ja see on auditeerimise korral tasuta.

Milliseid vigu teete oma äritegevuses kõige sagedamini? Mis te arvate, mis teil hästi läheb??