6 kodukontori organisatsiooni ideed ja näpunäited

Kodust töötades on oluline kaitsta oma tööruumi ja oma ettevõtet, töötades välja büroohalduskava. Ükskõik, kas tegemist on ergonoomiliselt korrektse kodukontorimööbli hankimisega või varuplaani väljatöötamisega arvuti ja Interneti tõrgete korral, tagab hea kodukontori juhtimine teie professionaalsuse ja suurendab teie kasumit.

Kodukontori haldamise näpunäited

1. Luua eraldi tööruum

On mõistlik luua oma kodukontoris eraldatuse tunne, isegi kui teie tööruum on mõne teise ruumi osa või teie keldri nurgas. Ehkki eraldi ruumi kasutamine pole alati võimalik, proovige oma parima, et leida oma kodus koht, mis on teie kontoripiirkond. Kui teil pole kontoripiirkonnas seinu ega vaheseinu, saate vaimseid piire luua, piirdudes oma tööga (sh telefonivestlused ja e-kirjadele vastamine) selle asukohaga.

On palju põhjuseid, miks on oluline oma maja piirkonnast eraldada ainult tööks vajalik:

• Selgelt määratletud kodukontoriruum seab piirid nii teile kui ka leibkonnaliikmetele. Lapsed, toakaaslased, abikaasad ja partnerid õpivad austama teie vajadust keskenduda oma tööle, kui nad saavad hõlpsalt tuvastada, kui töötate, ja kui nad pole isiklike või pereprobleemidega tegelemiseks kättesaadavad.
• See vähendab tööga seotud paberimajanduse ja seadmete kadumise ohtu ülejäänud kodus.
• See aitab teil klientidega kohtudes professionaalset kohalolekut luua.
• Kui kavatsete võtta kodukontoris maksust mahaarvamise, on auditi eest lihtsam kaitsta, kui suudate näidata, et töö toimub teie kodu piirkonnas, mida kasutatakse eranditult tööks.

2. Minge prouale oma kontoritarvete ja mööbliga

Teie vanaema antiikne laua- ja toolikomplekt võib küll ilus välja näha, kuid tõenäoliselt on see ergonoomiline ja organisatsiooniline õudusunenägu. Veenduge, et teil oleks kodukontoris mugav kontoritool ja hästi läbimõeldud arvutilaud, mis aitab kaitsta end kehakoormuse eest ja vähendada segadust.

Te ei pea neid tükke uusi ostma - vaadake Craigslistissa, et leida eraisikuid ja ettevõtteid, kes müüksid vanu kontorimööblit. Teine võimalus on leida, kas teie läheduses on mõni kontorimööbli pood, mis tegeleb kasutatud mööbliga - mõni võib isegi tarnida. Ärge jätke äritegevuse lõpetamiseks oma silmi koormata, kuna need kauplused müüvad oma inventari likvideerimise ajal sageli maha oma seadmed, kontorimööbli ja isegi kontorimasinad (nt arvutid ja printerid)..

3. Luua eraldi e-posti ja telefonikontod

Suhtluses on kõige parem hoiduda äri segamisest mõnuga. Te ei soovi, et teie lapsed vastaksid kliendi telefonikõnele, ja te ei soovi riskida sellega, et teie klient lisandub massmeilile, mis sisaldab uusimaid Lolcatsi mälestusi. Samuti on lihtne jätta klientide e-kirju ja sõnumeid tähelepanuta või neist mööda vaadata, kui nad satuvad teie isiklikesse postkastidesse ja kontodele.

Kui te ei soovi vaeva näha eraldi telefoniliiniga, võite ikkagi hankida spetsiaalse numbri, mis ühendatakse kõnepostiga, võimaldades teil vastu võtta klientide ja potentsiaalsete klientide sõnumeid, et saaksite neile vabal ajal tagasi helistada..

4. Kasutage kodukontoriteenuseid

Tutvuge kontori- / äriteenustega, mida pakuvad kohalikud koopiapoodid, aga ka korporatiivsed ketid, näiteks teie piirkonnas FedEx Office või UPS Store. Paljud neist kohtadest suunavad oma teenused väikeste ja koduettevõtete omanikele, kellel pole postisaali või kes ei saa endale lubada tugiteenistujate palkamist.

Teenused erinevad asukoha järgi, kuid lisaks kopeerimisteenuste, privaatsete postkastide ja pakkide saatmise pakkumisele võivad need poed aktsepteerida ka teie nimel pakke (mis on oluline, kui saate palju tarneid) ja võivad klientidele pakkuda isegi tasuta ja madalaid teenuseid -kulud arvuti juurdepääsu.

5. Tehke varuplaanid

Keegi ei taha mõelda sündmustele, mis võiksid nende ettevõttest mööda minna, kuid kui olete väikeettevõtte omanik, on oluline, et te seda teeksite. Kui te ei tuvasta ohte teie ettevõttele, peate rüseluse tegema, kui asjad ei lähe plaanipäraselt.

Alates looduskatastroofidest kuni pikaajaliste haigusteni võib olude muutumine teie ettevõttele lõpu teha, kui te ei saa tööd jätkata. Isegi lühiajaline probleem, näiteks voolukatkestus või arvuti rike, võib teie ettevõtet kahjustada, kui te ei suuda kliendi tähtajast kinni pidada ega tellimusi tõhusalt töödelda..

Suurürituste kavandamine
Loodusõnnetused, terrorism, kodanike rahutused või haiguspuhangud võivad laastavalt mõjuda nii suurtele kui ka väikestele ettevõtetele ning isegi kõige paremini koostatud plaanid võivad üksikute ettevõtete omanike jaoks raskendada oma ettevõtte taasalustamist. USA väikeettevõtte administratsioon pakub oma veebisaidilt ulatuslikku teavet ettevõtte katastroofide kavandamise kohta ning teavet valitsusprogrammide kohta, mis võivad aidata ettevõtete omanikel taastada operatsioonid pärast seda, kui mõni suur sündmus põhjustab kogukonnas häireid.

Plaanimine ootamatule
Asjad, mis võivad teie tööd takistada, hõlmavad voolu- ja kommunikatsioonirikkeid, seadmete rikkeid, haigusi, vigastusi ja perekondlikke hädaolukordi. Kuigi mõned neist asjaoludest on vältimatud, riskite klientide ja klientide kaotamisega, kui te ei suuda tähtaegadest kinni pidada, tooteid õigeaegselt saata või pakkuda lihtsalt tavalist teenindustaset..

Siin on mõned ideed tavaliste stsenaariumide haldamiseks:

• Tuvastage veebisaidid. Vaadake oma naabruskonnast kohti, kus pakutakse WiFi-ühendust ja mis võimaldavad klientidel seda teenust pikka aega kasutada. Kohvikud, koopiakauplused, saatmiskauplused ja avalikud raamatukogud on kõik potentsiaalsed kohad WiFi leidmiseks. Ka sõprade ja pereliikmete kodud võivad olla head kohad Interneti saamiseks - lihtsalt helistage ja küsige enne lahkumist! Tuvastage oma piirkonnas mitu töötajasõbralikke levialasid ja tehke nende töötundide kohta märkus, et te ei raiskaks aega ühest kohast teise minnes, kui teie Internet alla läheb.
• Vaadake lairiba tasulist teenust. USB-modemi ja kiire ja lairibaühenduse abil saate kodus olla juhuks, kui tavaline Interneti-teenus välja lülitatakse.
• Varundustehnoloogia. Ehkki oma failide ja projektide varukoopiaid on hea mõte teha, peaks teil olema ka mõni varundustehnoloogia juhuks, kui teie arvuti hoogsalt tööle läheb. Lihtsaim viis selleks on osta odavat sülearvutit või netbooki, mida saate kasutada, kui teie peamine arvuti läheb alla. Ehkki saate selle asemel hoida vanemat töölauamudelit, pole see kaasaskantav ega laetav, mis muudab selle kasutuks, kui kannatate arvuti rikke ajal samaaegselt voolukatkestusega. Võite uurida ka varuteenuseid, nagu Backblaze ja Mozy.
• Katkematu toiteallika (UPS) ostmine. UPS võib kaitsta teie masinat vooluvõrkude eest ja anda teile piisavalt aega töölaua süsteemi väljalülitamiseks - ning saata klientidele kiire meilisõnumi, et nad teaksid, et olete mõnda aega elektrita. Amazonist leiate katkematuid energiaallikaid alates 50 dollarist.
• Hoidke olulise teabe paberkandjal. Hea mõte on omada kliendi kontaktteabe paberkandjal paberkandjal, et saaksite nendega kontakti hoida ka siis, kui te ei pääse juurde Internetile ega arvutifailidele..

6. Tea, millal on aeg uude ruumi liikuda

Kuigi paljud inimesed suudavad koduettevõtlust edukalt juhtida, võite lõpuks jõuda punktini, kus kodust töötada pole enam otstarbekas, vähemalt täistööajaga. Võib-olla peate regulaarselt kohtuma klientidega näost näkku, hoidma palju laoseisu või töötama keskkonnas, kus tähelepanu on vähem.

Mõelge ühistööruumidele, mis võimaldavad teil rentida kirjutuslaua ühises kontoriruumis, kui te ei saa seda endale lubada või kui te ei vaja täiskontorit. Paljud koos töötavad ruumid võimaldavad teil ruume rentida vastavalt teie vajadustele, nii et te ei pea täiskohaga lepingut sõlmima, kui kõik, mida vajate, on koht, kus paar korda kuus klientidega kohtuda. Teine võimalus on kontorite ühiskasutus, mis võimaldab teil kontorikulusid jagada teise büroo rentniku või omanikuga.

Lõppsõna

Kodust töötamise väljakutsed ja hüved võivad tasakaalus püsida, kui loote hästi toimiva kodukontori. Pidage meeles, et ükski kontor ei tööta ise. Heade otsuste tegemine ja enesedistsipliini järgimine aitab hoida teie ettevõtet sujuvalt pikaks ajaks.

Millised on teie parimad näpunäited kodukontori või tööruumi tõhusaks toimimiseks?