5 probleemide lahendamise sammu - protsess ja edu strateegiad

Muidugi on probleemide lahendamise võimed indiviiditi väga erinevad - mõned meist oskavad lahendada ülitähtsaid dilemmasid, teised on aga osavamad igapäevaste põhiliste otsuste tegemisel. Michigani ülikooli õppimise ja õpetamise keskuse teadlased usuvad, et raskused probleemide lahendamisel kipuvad tulema kahest järgmisest küsimusest:

Ebatäpsus lugemisel. Probleemi vale tõlgendamine võib tuleneda selle tajumisest, keskendumata selle tähendusele. See võib tuleneda ka harjumatute sõnade lugemisest, oluliste faktide tähelepanuta jätmisest ja enneaegsest käsitlemisest. Lihtsalt öeldes on paljudel inimestel alguses keeruline probleemi täpselt määratleda ja sellest tulenevalt töötavad välja ebapiisavad või valed lahendused.
Mõtlemise ebatäpsus. Iidsed kreeklased nimetasid võimet õigesti põhjendada "loogikat". Tänapäeval nimetame seda võimet mõnikord “pragmatismiks” - mõtlemissüsteemiks tähenduse, tõe või väärtuse määramiseks. Halvad otsused tulenevad ebaselgusest, nii et probleemide lahendamise protsessis võetakse arvesse ebaolulist teavet. Mõnikord otsime lahendusi, mis ei vasta meie kavandatud eesmärkidele, või ei suuda me keerulisi probleeme osadeks arusaadavateks osadeks jagada, kui ajalised piirangud sunnivad meid ennatlikke otsuseid tegema.

Igaüks meist teeb iga päev otsuseid, mis mõjutavad meie õnne, karjääri ja eluga rahulolu. Õppides ja praktiseerides tõestatud probleemilahendajate oskusi - ja järgides vajalikke samme - saate tõsta oma enesehinnangut, vähendada inimestevahelisi konflikte ja vähendada üldist stressi.

1. Määratlege probleem

Enne võimalike lahenduste väljatöötamist on oluline probleemist täielikult aru saada. Mõned probleemid tunduvad lihtsad - otsustamine, mida hommikusöögiks süüa, mida tööle kanda, kas massitransiidi või autoga sõitmiseks - ja nende lahendused mõjutavad meie elu harva. Muud probleemid on uskumatult keerulised ja neil on pikaajalised tagajärjed: karjäärivalik, kellega me abielluda soovime või kõrghariduse omandamine.

Probleemid on veelgi keerukamad emotsioonide tõttu ja sellest, kas me peame lahenduse rakendamist valusaks või meeldivaks. See, et paljudel meie otsustel on tagajärjed kaugesse tulevikku, viib edasilükkamiseni ja veelgi keerukamaks.

Probleemi mõtestamise või määratlemise viis võib põhjustada kasutamata võimalusi, ebapiisavaid või püsimatuid lahendusi, tarbetuid kulusid, aja raiskamist ning jätkuvat pettumust ja stressi. Selle näiteks on probleemide lihtsustamine, otsides üksik-, kas või lühiajalisi lahendusi, jättes pikaajalised tagajärjed tähelepanuta.

Näiteks võib õhtusööki pakkuv kiirustav vanem joosta poodi selle õhtuse söögikorra jaoks ja korrata seda käitumist mitu korda nädalas. Lühiajalise lahenduse otsimisel (ostke täna õhtusöök) ja jätke pikaajaline lahendus unarusse (tehke eelnevalt üks suur, hästi planeeritud toidupood), raiskab ta aega, gaasi ja vaeva ning tegeleb korduva pettumusega.

Tavaliselt on probleemi lahendamiseks mitmesuguseid otsuseid ja toiminguid, millest igaühel on erinev lühi- ja pikaajaline mõju, mida tuleb arvestada. Probleemi määratluse laiendamine, lisades üksikasju, võib stimuleerida kriitilist mõtlemist ja tulemuseks on mitmed, sageli uuenduslikud lahendused. Paremad probleemilahendajad teavad, et enne lahenduse leidmist täiendavate küsimuste esitamine toob üldiselt paremaid tulemusi.

Täpse kirjelduse olulisus

Ajavahemikus 1920–1947 General Motorsi uurimisosakonna juhataja Charles Kettering väitis: "Hästi öeldud probleem on probleem pooleldi lahendatud." Harvard Business Review 2012. aasta artikkel oli nõus, öeldes: „Täpselt määratletud probleemid toovad kaasa läbimurdelisi lahendusi.” Autorid uskusid, et enamik ettevõtteid ja eraisikuid pole piisavalt ranged määratledes probleeme, mida nad üritavad lahendada, ja sõnastavad, miks lahendus on oluline.

Näiteks Alaska ranniku puhastamine pärast 1989. aasta Exxon Valdezi naftareostust läks tohutult oodatust rohkem ning selleks kulus rohkem kui 20 aastat, peamiselt seetõttu, et ei suudetud arvata, et subarktiliste vete õli muutub siirupiseks. Vedeliku madal viskoossus tegi selle pumpamise maismaa kogumisjaamadesse äärmiselt keeruliseks.

Kui probleem laienes õlipuhastusest ka materjalide viskoossusele, pakkus tsemenditööstuse keemik välja lahenduse, mis vibreerivates praamides külmutatud õli vibreerides hoiab seda vedelana. Selle tulemusel likvideeriti puhastus, võimaldades säästa miljoneid dollareid.

Kiplingi meetodi kasutamine probleemide määratlemiseks

Esimene samm ükskõik millise probleemi lahendamisel on selge ja lühike väide - seda, mida pooldavad advokaadid, nimetatakse probleemipõhiseks. Kiplingi meetod, mis sai oma nime Rudyard Kiplingi 1902. aasta luuletuse järgi oma raamatus “Just So Stories”, on üks populaarsemaid süsteeme probleemi määratlemiseks. Ajakirjanikud, mida kutsutakse mõnikord süsteemiks „viis Ws ja One H”, kasutavad seda sageli olukorra faktide edastamiseks.

Luuletuses tuuakse välja kuus komponenti, mis on vajalikud probleemi õigeks raamimiseks:

Mida on probleem?
Miks on probleemi lahendamine oluline?
Millal kas probleem tekkis? Millal tuleb seda lahendada?
Kuidas kas probleem juhtus?
Kus on probleem ilmnenud?
Kes kas probleem mõjutab?

Probleemikiri peaks olema võimalikult selge ja täielik. Näiteks võib üliõpilane, kes kaalub kõrgkooli õppimist, järeldada, et "ma ei saa sel tuleval poolaastal ülikooli minna." See otsus kajastab valet väidet rahaliste vahendite puudumise kohta, mitte raamistikku, et töötada välja lahendusi, mis võimaldaksid osalemist.

Parem probleemipüstitus võiks olla järgmine: „Mul (kellel) puuduvad vahendid tuleva semestri õppemaksu ja lõivude (mille) tasumiseks UCLA-s (kus) 1. septembriks (millal). Mind koondati suvetöölt ja ma ei saa nii palju kokku hoida, kui lootsin (kuidas). Seetõttu lükatakse minu kraad ja karjääri algus vähemalt kuus kuud edasi (miks). ” Laiendatud probleemipüstitus võib tuua kaasa muid lahendusi, näiteks stipendiumide otsimine, raha laenamine, mõne teise kolledži madalama õppemaksu saamiseks käimine, osalise tööajaga töötamine kooli ajal, kokkuhoiukulude vähendamine või kõigi kulude kokkuhoid.

2. Töötage välja alternatiivsed lahendused

Ühine takistus probleemide edukal lahendamisel on tuginemine eelnevatele kogemustele, eriti neile, mis tunduvad sarnased meie praeguse olukorraga. Psühholoog G. Stanley Halli sõnul on inimesed suuresti harjumuspärased olendid ning meie tegevused ja otsused on sageli automaatne refleks, mis põhineb meie isiklikel eelarvamustel, stereotüüpidel ja ajalool..

Paljud teadlased usuvad, et harjumus on evolutsiooni loomulik tagajärg, kompromiss aju tohutu energiavajaduse vahel - ajud moodustavad vähem kui 2% inimese kehakaalust, kuid tarbivad kuni 20% meie kalorikogusest - ja ellujäämine . Nähtamatu lõvi urgast välja jooksmine päästis kahtlemata rohkem meie esivanemaid kui selle olemasolu kinnitamise ootamine.

Kahjuks võib see kalduvus rakendada sama kogemust kõigi probleemide korral halbade otsusteni. Nagu ütles Ameerika psühholoog Abraham Maslow: "Kui teil on ainult haamer, näete iga probleemi küüntena."

Mõnedel probleemidel on ühtne lahendus, välja arvatud matemaatika või faktipõhised küsimused. Paremad probleemilahendajad kasutavad enne otsuse langetamist mitmesuguste lahenduste väljatöötamiseks erinevaid strateegiaid. Kuna optimaalseima lahenduse leitakse tavaliselt alternatiivsete tulemuste võrdlemisel, on eelistatud valikute ja nende tulemuste teoreerimine.

Ühe probleemi mitme lahenduse väljatöötamise tehnikad

Selles etapis on eesmärk genereerida võimalikult palju võimalikke lahendusi, arvestamata kas need on realistlikud, praktilised või tõhusad. Vanade mõtlemisharjumuste murdmiseks on järgmised kasulikud tehnikad:

Analoogiad. Mõelge oma mineviku sarnastele probleemidele ja kohandage nende lahendusi praegusele olukorrale. Näiteks võib uue tarkvaratoote turustamist sooviv ettevõte toote turule toomiseks kaaluda tavalist tööstuse turundustaktikat - kuulsuste kinnitusi, madalaid sissejuhatavaid hindu või riiklikku reklaami -..
Ajurünnak. See tehnika nõuab sisemise tsensori väljalülitamist ja probleemile võimalikult paljude lahenduste leidmist, ükskõik kui kaugele tõmmatud. Erilahendused, mida sageli nimetatakse “loovaks mõtlemiseks” või “karbist välja mõtlemiseks”, võivad tuleneda originaalsete mõtete ühendamisest, laiendamisest ja parendamisest. Silicon Valleys auhinnatud disaini- ja arendusettevõte IDEO, kellele krediteeritakse selliseid tooteid nagu originaal Apple hiir, Tempur-Pedic madrats ja revolutsiooniline PillPack, tugineb uute ideede jaoks ajurünnakule..
Jaga ja valluta. Jagage suur keeruline probleem väiksemateks lahendatavateks probleemideks. Näiteks saavutati NASA eesmärk panna 1960. aastatel kuu peale inimene Kuule, lahendades samaaegselt lihtsamaid inseneriprobleeme alates kahe või enama raketi üksteise otsa virnastamisest (mitmeastmeline) kuni astronautide valimise ja väljaõpetamiseni..
Tähendab-lõpeb analüüs. Alustage soovitud tulemusega ja liikuge tagasi eesmärgi saavutamiseks vajalike kriitiliste sammude poole. Näiteks nõuab edutamise saamine tavaliselt ülemuse positiivset soovitust. Kuid ülemused hindavad kandidaate tavaliselt nende varasemate edukate ülesannete põhjal. Kuni analüüsi alguspunkti jõudmiseni sõltub tööülesande täitmise võimalus töötaja töötajate pidevast kohalolust ja tööharjumustest ja nii edasi ja nii edasi..
Algpõhjuste analüüs. Selle asemel, et probleemile keskenduda, keskenduge probleemi põhjusele. Varasemas naftareostuse näites arvati algselt, et probleemiks on puhastustööde pikendatud aeg ja maksumus. Selle algpõhjuseks oli aga raskusi paksu õli kiireks pumpamiseks hoidlatesse.
Katse-eksitus meetod. Kui aeg pole kaalutlus ja muudatuste rakendamine on suhteliselt lihtne, kaaluge kõigi proovimist, kuni jõuate optimaalse strateegiani. Meie vigadest õpitud õppetunnid on sageli väärtuslikumad kui meie õnnestumistest õpitud. Nagu ütles Thomas Edison, rääkides oma elektrilise lambipirni leiutamisest: „Ma pole läbi kukkunud. Olen just leidnud 10 000 viisi, mis ei töötanud. ”

Mitme lahenduse väljatöötamiseks kuluv aeg peaks olema proportsionaalne probleemi ulatuse ja selle mõjuga. Samal ajal on harva väärt proovida lahenduste väljatöötamist rohkemate valikute huvides, eriti pärast pikemat pingutust. Kui teile meeldib, et olete võimalused ammendanud, on aeg hinnata võimalikke lahendusi.

3. Valige optimaalne lahendus

Kriitilise mõtlemise sihtasutuse andmetel on kriitiline mõtlemine teabe kontseptualiseerimise, rakendamise, analüüsimise, sünteesimise ja hindamise protsess, et suunata veendumusi ja tegevust. See on õpitud protsess, mille eesmärk on vältida eelarvamusi, moonutusi, eelarvamusi ja vastuolusid, ning on hädavajalik probleemide tõhusaks lahendamiseks. Vaja on kriitilist mõtlemist, et hinnata probleemi võimalikke lahendusi ja otsustada, millised tõenäoliselt annavad parima üldise tulemuse.

Kõrvaldage ilmsed ebaefektiivsed lahendused varakult

Mõned, kui mitte palju, varem välja töötatud alternatiivsetest lahendustest on ebapraktilised või neid ei saa rakendada, kuna need on liiga kallid, võtavad liiga palju aega, vajavad ressursse, mis pole kättesaadavad, või annavad ebakindlaid tulemusi. Selliste ilmselgelt sobimatute valikute hindamine on aja ja energia raiskamine ning seda tuleks võimalusel vältida.

Vastupidi, võimalike lahenduste esialgne skannimine võib anda lisateavet ja viia vaieldamatu parima valikuni, välistades vajaduse edasise analüüsi järele. Amazon.com'i asutaja Jeff Bezos väidab, et tavapärasest mõtlemisest olulistel avastustel või hüpetel on alati serendipiteetilisus - õnn või õnn..

Töötage välja hindamisotsuste maatriks

Kõige keerukamate probleemide lahendamisel on harva üks lahendus, mis vastab kõigile kriteeriumidele - parimad vastavad kõige olulisematele kriteeriumidele, millel on minimaalsed negatiivsed tagajärjed või mõju teistele teguritele. Mind Tools'i sõnul on otsuste maatriks suurepärane vahend alternatiivsete lahenduste erinevuste visuaalseks mõistmiseks, kui selget või ühte valikut pole. Võimalikud valikud saab järjestada selle järgi, mil määral nad vastavad parima valiku kriteeriumidele.

Siin on mõned tegurid, mida võiks võimalike lahenduste analüüsimisel arvesse võtta:

Tõhusus. Mil määral lahendus lahendab probleemi?
Praktilisus. Kas lahendus on saadaolevate ressursside ja võimaluste osas realistlik??
Õigeaegsus. Kas lahendus vastab kriitilistele tähtaegadele või ajaraamidele??
Kulud. Kui palju maksab lahendus ressursside ja vaevaga??
Risk. Millised on tagajärjed - head ja halvad??
Juhitavus. Kas tulemusi saab mõõta??

Igat tegurit tuleks lõpplahenduses tähtsuse jaoks kaaluda skaalal 0 kuni 10, kusjuures 10 on parim ja 0 halvim. Näiteks võib üks lahendus probleemi täielikult lahendada (tõhususe täht „10”), teine aga suurema osa probleemist („7”). Samamoodi võib ühe lahendusega kaasneda vähe kulusid või need pole üldse vajalikud (“10”) või need nõuavad suuri kulutusi (“0”).

Maatriksi loomise viimane samm on protsentide abil kindlaks määrata iga teguri suhteline tähtsus lõpplahuses, nii et kogukaal oleks 100%. Näiteks võib efektiivsuse hinnang olla 50%, samal ajal kui õigeaegsus on 10%. Sellistel juhtudel võib valmis otsuse maatriks sarnaneda järgmise illustratsiooniga:

Valige parim lahendus, kasutades olemasolevat teavet

Kui intuitiivselt kõrgeim hinnang lahendus ei tundu parim, siis mõelge oma algne kaal ja pingeread uuesti läbi. Tuntud ebamugavustunne võib olla märk sellest, et mõned tegurid on teie jaoks olulisemad, kui algselt arvasite. Sel juhul määrake need ümber ja kaaluge uuesti. Võtke arvesse, et ühe teguri madalast skoorist võib piisata, et see lahendusena kõrvale heita. Näiteks võib lahenduse vastuvõetamatuks tegemiseks piisata suurtest kuludest.

4. Rakendage optimaalne lahendus

Kui olete otsustanud oma probleemile parima lahenduse leida, on aeg tegutseda. Tunnistage, et rakendamine ei pruugi sujuda, eriti kui lahendus sõltub teiste inimeste koostööst. Praktiliselt iga otsus nõuab status quo muutmist ja nagu Niccolo Machiavelli kirjutas 1532. aastal, pole midagi keerulisemat käes hoida, käitumist ohtlikum või edusammude osas rohkem kui sissejuhatuses juhtpositsiooni võtta. uue asjade korra järgi. ” Inimeste kalduvus muutustele vastu seista on nii levinud, et muutuste juhtimise konsultandid teenivad regulaarselt kuus ja seitse numbrit aastasissetulekut.

Ehkki on oluline kriitilistele probleemidele võimalikult kiiresti lahendus leida, on mõistlik ära tunda ka tõenäoliselt ilmnevad takistused ja töötada välja vastav strateegia vastupanu ületamiseks. Siin on mõned levinumad takistused ärikeskkonnas muutmiseks:

Liigub liiga kiiresti. Otsese vastupanu asemel otsivad inimesed tõenäolisemalt viivitust, küsides lisateavet, kaaludes muid alternatiive või andes välja ressursside puudumise.
Rakendamine võtab liiga kaua aega. Lahendust on liiga vähe, liiga hilja.
Kõlbmatu. Maksumus on liiga kõrge või kahandab muid olulisi investeeringuid.
Tööta. Teie inimesed on lahenduse rakendamiseks liiga hõivatud või neil puudub koolitus.
Klientidele see ei meeldi. Kaotate konkurentide turuosa, tõusevad klientide kaebused või kannatab klienditeenindus.
Negatiivsed tagajärjed on teadmata. Mis siis, kui lahendus ei toimi või põhjustab äri kaotamise?
Lahendus ei tööta. Probleemi analüüs on vigane, liiga rutakas või ei võetud vajalikke elemente arvesse.

Ärge kartke astuda vastu teiste või iseenda vastuväidetele. Koos teistega vastake küsimustele faktiliselt, viisakalt ja võimalikult palju teavet pakkudes. Keskenduge probleemi lahendamisele, mitte asjaosaliste isiksustele.

Kui esitatakse õigustatud vastuväide või lahendus, mida ei ole varem kaalutud, ole valmis rakendamist edasi lükkama, kuni seda saab uurida. Kui kaalute saadud vastuväidete põhjal oma otsust uuesti, uurige kiiresti läbi ja teatage oma tähelepanekutest kõigile asjaosalistele. Ärge uhke lahenduse autori üle, vaid parima lahenduse leidmise protsessis.

5. Usaldage oma analüüsi

Kui olete siiani tähelepanelikult järginud samme probleemide paremaks lahendamiseks, siis uskuge, et teie töö on valmis ja olete jõudnud parima lahenduseni. Suur osa vastupanust tuleneb tõenäoliselt hirmust ja teabe puudumisest, selle asemel, et pakutud lahendusele tõeliselt vastu vaielda.

Oma protsessiga suheldes saate naysayerid ja piirdeaednikud oma mõtteviisi muuta. Olge läbipaistvad ja mitte kaitsvad, tunnistades, et nende hirmud ja vastuväited on loomulikud ja tekivad tõenäoliselt enamikus olukordades, millega kaasnevad muutused.

Kui optimaalse lahenduse leidmiseks on protsessi kaasatud rühm, määrake kogu olemasoleva teabe põhjal kindlaks peamised liitlased, kes aitavad veenda teisi lahenduse usaldusväärsuses. Sponsorite või “tšempionite” omamine teiste veenmiseks on alati hea strateegia raskete või vaieldavate muudatuste elluviimisel..

Tulemuste jälgimine - tagasiside silmus

Vaatamata teie parimatele pingutustele ei tööta mõned lahendused plaanipäraselt. Sellel on palju põhjuseid: kõigi tegurite arvestamata jätmine, olemasoleva teabe puudumine, soovimatud eelarvamused või väärarusaamad või probleemi või lahendust mõjutavate tingimuste muutumine. Me elame ebakindlas maailmas, nii et harva on vastus, mis on alati tõene või tõhus.

Suurepärased tooted ja ettevõtted kasvavad läbi integratsiooni ja pideva innovatsiooni. Pidevalt jälgides tulemusi, võrreldes neid ootustega ja kohandades seejärel oma tegevusi soovitud tulemuse paremaks saavutamiseks - muidu nimetatakse seda tagasisideahelaks -, võime olla kindlad, et lahendused jäävad kehtima ja annavad soovitud tulemusi.

Wiredi sõnul on tagasisideahelad see, kuidas me õpime, kas nimetame neid katse-eksituse meetodiks või kursuse paranduseks. Neid on põhjalikult uuritud ja valideeritud psühholoogias, epidemioloogias, sõjalises strateegias, keskkonnauuringutes ja majanduses ning need on levinud vahend kergejõustiku treenimiskavades, juhtivtöötajate juhendamise strateegiates ja paljudes enesetäiendamise programmides. Tesla Motorsi leiutaja, ettevõtja ja tegevjuht Elon Musk väidab, et oluline on omada tagasisideahelat, kus mõtleksite pidevalt, mida olete teinud ja kuidas saaksite seda paremini teha.

Kuna rakendatud lahendusest ilmnevad tulemused, on oluline koguda andmeid ja teha kindlaks, kas tagajärjed on algselt kavandatud. Kui ilmneb ootamatu negatiivne tulemus või tulemus, mis ei vasta oodatud parameetritele, kordavad paremad probleemilahendajad probleemi lahendamise samme, tehes vajadusel muudatusi.

Paljudel juhtudel on kohandused väikesed ja neid saab kiiresti rakendada. Mõnel juhul on siiski vaja uut strateegiat või lahendust ning see tähendab probleemi uuesti esitamist rakendamisel saadud teabe abil.

Lõppsõna

Probleemilahendus ei ole kaasasündinud võime, vaid omandatud oskus. Ken Watanbe, endine McKinsey konsultant ja programmi “Problem Solving 101” autor, õpetab, et hea probleemilahendusoskuse kasutamine arendab mõtteviisi, mis ajendab inimesi esile tooma endast parimat ja kujundama maailma positiivsel viisil. Õigete oskuste õppimine ja kasutamine võib muutuda harjumuseks, muutes probleemide lahendamise lihtsaks ja võimaldades kõigil meist muuta oma elu ja maailma paremaks.

Pidage meeles, et kõik seisavad silmitsi probleemidega, nii suurte kui väikeste, igapäevastega, mis vajavad lahendamist. Nende sammude järgimine võib viia paremate otsuste ja õnnelikuma elu juurde. Paljudel juhtudel ei tekita kõige rohkem stressi probleem, vaid halva lahenduse tagajärjed.