Teie väikeettevõtte iga-aastane 15-sammuline kontroll - kas olete teel?

Teie ettevõtte finantsseisund on selle edu oluline osa. Võtke vähemalt kord aastas aega, et uurida, kuidas teie ettevõte töötab, ja veenduge, et teete oma eesmärkide saavutamiseks vajalikke samme. Siin on 15 sammu, mida saate selle saavutamiseks teha

Tulud

Tulu on rahasumma, mille teie ettevõte toob sisse või teenib enne kulude katmist. Ilma tuludeta ei saa teie ettevõte kasumit teenida ja pikas perspektiivis elujõuliseks jääda. Siit saate teada, kuidas tagada, et teie tulud viivad positiivsete majandustulemiteni.

1. samm: võrrelge tulude eesmärke tegeliku tuluga

Iga ettevõte vajab eelarvet, mis jaotab eeldatavad tulud ja kulud. Kuid pidage meeles, et eelarve ei ole mõeldud tolmu kogumiseks pärast selle koostamist. See on elav dokument, mis aitab teil teha paremaid otsuseid ja määratleda parendusvaldkonnad kogu aasta vältel.

Lahutage oma praegune eelarve ja võrrelge oma tulude eesmärke tegelike tulemustega. Kas jäite oma sihtmärgist ilma? Kui jah, siis miks? Võimalik, et peate tulude puudujäägi korvamiseks oma kulutusi kohandama.

Mida te tegite õigesti, kui saavutasite oma tulude eesmärgid või ületasite neid? Kas saate seda tulevikus rohkem teha? Kasutage osa oma tulude ülejäägist hädaabifondi loomiseks.

2. samm: mitmekesistage

Tulude ülevaatamise ajal vaadake, kui palju teie sissetulekutest tuleb ühe kliendi või ühe tootega. Kui märkimisväärne osa tuleb ühest allikast, mis juhtuks, kui see tuluvoog homme kuivaks? Kas teie ettevõte oleks tõsistes probleemides? Uute toodete või turgude mitmekesistamine võib olla riskantne, kuid see võib aidata teil säilitada ka stabiilsuse taset.

3. samm: tellige sisseost

Kui palju teie ajast kulub mittetulunduslikele ülesannetele, näiteks sotsiaalmeedia, raamatupidamine, veebisaidi hooldus või näiliselt põhjatu postkastiga tegelemine? Kui nendele ülesannetele kulutatud aeg takistab kasvu, on aeg teha need ärivaldkonnad allhanke korras, et saaksite keskenduda oma tulude suurendamisele.

4. samm: vaadake üle oma klientide nimekiri

Kas teil on kliente või kliente, kes teie energiat ammendavad? Võib-olla on nad need, kes pidevalt hingeldavad või kaebavad, hoolimata sellest, kui kõvasti pingutate, et neile meeldida. Võib-olla on aeg need kliendid lahti lõigata.

Ettevõtte asutamisel on tavaline, et ettevõtete omanikud võtavad iga maksva kliendi enda kanda, hoolimata sellest, kui raske neil on. Kuid mingil hetkel võivad need probleemsed kliendid teile kaotatud aja ja tulude arvelt rohkem maksta, kui nad seda väärt on. Kui energiat kulutavatele klientidele kulutatud aeg petab teid armastatud klientidega töötamisest, siis vabastage nad viisakalt ja professionaalselt.

Kulud

Oluline on keskenduda müügile ja kasvule, kuid kui te ei halda kulusid, lendavad tulud uksest välja nii kiiresti kui sisse tulevad. Siit saate teada, kuidas oma ettevõtte kulutamisest paremini aru saada.

5. samm: vaadake suundumusi aastast aastasse

Vaadake oma viimaste aastate kasumiaruandeid. Kuidas on teie kulud aasta-aastalt muutunud? Kui teie ettevõte kasvab, on kulude mõningane suurendamine mõistlik. Lõppude lõpuks suurendavad kulud sageli tulusid. Kui te aga eriti ei jälgi, võivad mõned kulud käest ära minna. Vaadake oma kulutusi tähelepanelikult ja vaadake, kas saate kulusid kärpida, ilma et see kvaliteedile negatiivset mõju avaldaks.

6. samm: vaadake üle korduvad kulud

Tellimuspõhine ärimudel õitseb. Selle asemel, et tooteid ja teenuseid vastavalt vajadusele osta, maksate nende eest regulaarselt kuutasu või aastamaksu. See on mugav, kuna te ei pea enam muretsema toote otsa saamise või teenuse peatamise pärast. Kuid see mugavus tuleb maksta, kui maksate tellimuste eest, mida te ei kasuta.

Vaadake oma tellimused üle ja tühistage kõik, mida te enam ei kasuta. Neile, kelle kasuks otsustate jääda, kaaluge, kas plaani tasand on teile ikka sobiv. Näiteks võite maksta oma raamatupidamis- või sotsiaalmeedia haldustarkvara esmaklassiliste funktsioonide eest, kui sellise ettevõtte madalama astme versioon nagu Kiirraamatud vastaks teie vajadustele sama hästi.

Pro näpunäide: Kui teie ettevõte maksab töötajatele või töövõtjatele palka, on usaldusväärse palgafondiettevõtte olemasolu kohustuslik. Kiirraamatute palgaarvestus integreerub otse teie Quickbooksi raamatupidamistarkvara, muutes kõik sujuvaks ja lihtsaks.

Nõuded

Saadaolevad arved on raha, mida kliendid võlgnevad juba pakutud toodete või teenuste eest. Paljud ettevõtted on alla käinud, sest kuigi müük oli tugev, laekus selle tulu panga asemel debitoorsele arvele. Siit saate teada, kuidas saate investeerida mõni minut oma ajast, et hoida oma rahavoog tugevana.

7. samm: vaadake üle kogumisprotseduurid

Kas teil on laekumata nõudeid, mis on 30, 60 või 90 päeva möödunud või vanemad? On aeg oma kogumisprotseduurid üle vaadata. Ameerika kommertskasutusagentuuride uuringust selgus, et võltsitud kontole kogumise tõenäosus langeb drastiliselt, seda kauem makstakse. 30 päeva möödudes on teil 88,7% -line tõenäosus koguda, kuid 90-päevase tähtaja möödumisel langeb see võimalus 68,9% -ni..

Niisiis, kuidas vältida seda, et vaevaga teenitud tulu poleks teie bilanssi seotud?

Lühendage maksetingimusi. Paberarvete postitamine ja tšekkide vastuvõtmine olid tavaliselt norm. Selles keskkonnas oli mõistlik anda klientidele 30 päeva makset, kuna see võimaldas posti viivitusi. Täna väljastab enamik ettevõtte e-kirju arveid ja väljastab elektroonilisi makseid. Muutke oma maksetingimused väärtusest „net 30” väärtusele „makse laekumise korral” ja tehke järelevalvet kahe nädala pärast.
Võtke ühendust klientidega niipea, kui maksed laekuvad tähtajaks. Kirjalikke kogukirju ja e-kirju on lihtne ignoreerida. Võtke telefon ja helistage klientidele, kui nende maksed on hilinenud. Saate kiiresti probleemist teada ja saate selle lahendada, säilitades samas head kliendisuhted.
Andke klientidele stiimul maksta. Stimuleerivad kliendid maksma varakult või karistavad neid, kes maksavad hilinenult. Ühine stiimul on 10% allahindlus, kui kliendid maksavad makse 10 päeva jooksul. Hilinenud tasud võivad olla kindlasummaline tasu või protsent arve summast. Näiteks võite tasuda 1,5% tasumata jäägilt kuus, kui arve on 30 päeva hilinenud.

Nõuete ülaosas püsimine ja tähtajaks tasumata klientide helistamine on oluline äriülesanne, kuid see ülesanne, milleks paljudel väikeettevõtete omanikel pole aega ega kalduvust. Kui need ülesanded on alati ülesannete loendi allosas, pidage meeles, et need on suurepärased allhankevõimalused.

8. samm: vaadake üle lepingute ja arvete tingimused

Teie kliendid ei maksa graafiku alusel, kui nad ei tea, milline on teie ajakava. Veenduge, et teie kliendilepingud ja arved seaksid selged ootused maksete tasumise tähtaja ja mis juhtub siis, kui maksed hilinevad.

Kas näiteks peatate teenuse? Kas vajate tulevaste teenuste eest ettemaksu? Kas saadate nad kogudesse? Kui lepingutes ja arvetes on tingimused täpsustatud, on teil hilinenud maksjatega peetavates aruteludes sooduskoht.

Võlad

Tasumisele kuuluvad arved on raha, mida teie ettevõte võlgneb näiteks kommunaalkulude, inventari ja tarvikute eest. Maksmisele kuuluvate arvete haldamine on hädavajalik, kuna kui te ei kontrolli oma võlgasid, saate kiiresti oma müüjate ja tarnijatega maine kui aeglane maksja. See võib teile maksma minna ka hilinenud tasude, suurenenud intressitasude ja isegi kaotatud tarnijate näol. Siit saate teada, kuidas oma võlgnetavaid kontosid vastutustundlikult hallata.

9. samm: vaadake hilinenud tasud üle

Kas teie ettevõte maksis eelmisel aastal hilinenud tasusid? Üks asi on makse unustamine nüüd ja siis unustada, kuid kui kaotate suurema osa oma tuludest hilinenud võlgade tasudelt, peate välja selgitama põhjuse.

Võib-olla on teil probleeme arvete tasumisega, kuna kliendid maksavad teile aeglaselt. Või on teie raamatud korrastamata ja paremast raamatupidamissüsteemist oleks kasu. Raamatupidamine ja arvete tasumine on jällegi hõlpsasti allhanke korras, kui tegemist on millegagi, millega vaeva näete.

Varad

Varad on väärtusobjektid, mis teie ettevõttele kuuluvad. Need hõlmavad materiaalseid esemeid, nagu sularaha, inventar, mööbel ja seadmed, aga ka immateriaalset vara, näiteks autoriõigusi, patente ja teie ettevõtte mainet. Kui te ei jälgi oma varasid õigesti, ei pruugi te teada, kuidas neid kasutatakse, millal neid on vaja parandada või välja vahetada või kui kahju tekib. Siit saate teada, kuidas kaitsta oma investeeringuid.

10. samm: vaadake oma põhivara ajakava üle

Mis sul on? Iga ettevõte vajab põhivara ajakava, mis sisaldab nii vara kirjeldust kui ka selle ostuhinda ja kuupäeva. See võib olla lihtne arvutustabel või teie raamatupidaja hooldatud üksikasjalik amortisatsiooni ajakava. Vähemalt kord aastas vaadake see loend üle ja veenduge, et uued üksused oleks lisatud, nii et te ei jätaks maksudeklaratsioonil maha ühtegi väärtuslikku amortisatsiooni.

Otsige ka neid esemeid, mille olete käsutanud ja mis tuleb loendist eemaldada. Sageli asendavad ettevõtted vana seadme või võtavad selle kasutusest välja, kuid unustavad selle oma põhivararegistrist eemaldada. Kui peate oma isikliku vara deklaratsiooni esitama oma osariigile või kohalikule omavalitsusele, võib vanade varade loendisse jätmine tähendada, et maksate selle maksu igal aastal enam.

11. samm: tehke remondi ja asendamise kontroll

Kontrollige oma füüsilisi varasid, näiteks sõidukeid, seadmeid, mööblit ja arvuteid. Kas mõni neist vajab hooldust? Nüüd on hea aeg selle kavandamiseks. Kui olete sellega kursis, kaaluge, kas mõni teie füüsiline vara tuleb järgmise või kahe aasta jooksul välja vahetada. Kui jah, siis võiksite hakata eraldama vahendeid, et katta asendamine kohe.

12. samm: jälgige oma online-mainet

Teie ettevõtte maine ei ole bilansis reaartikkel, kuid ärge tehke viga: tänapäeva veebile keskendunud maailmas on teie veebimaine jälgimine hädavajalik.

Google'i teie ettevõtte nime, et näha, mis tuleb. Vaadake arvustusi Yelpil ja muudel arvustuste saitidel. Kui leiate negatiivseid ülevaateid, vastake konstruktiivsele tagasisidele viisil, mis näitab klientidele, et soovite asju õigesti teha. Kui näete ebatäpset või sobimatut teavet, uurige selle eemaldamist.

Muud piirkonnad

Siin on mõned täiendavad sammud, et tagada teie ettevõtte tervis ja suund sinna, kuhu soovite.

13. samm: vaadake üle oma juriidiline struktuur

Kas teie ettevõte on füüsilisest isikust ettevõtja, seltsing, LLC, S-ettevõte või ettevõte? Kas sellel õiguslikul struktuuril on endiselt mõtet? Kui teie ettevõte on pärast oma üksuse tüübi valimist märkimisväärselt kasvanud, rääkige oma raamatupidaja või nõustajaga, kas teie praegune ettevõtte struktuur on endiselt teie jaoks õige.

Maksureform tegi mitmeid muudatusi ettevõtete, eriti korporatsioonide maksueeskirjades. Võimalik, et saate oma ettevõtte struktuuri muutmise kaudu ära kasutada uusi maksuplaneerimise võimalusi ja vähendada maksude arvet.

14. samm: kontrollige oma ettevõtte kindlustuskatet

Kuidas on teie ettevõte viimase aasta jooksul muutunud? Ettevõtte suuruse, struktuuri ja ärimudeli muutused võivad mõjutada selle kaitsmiseks vajaliku kindlustuskaitse tüüpi ja suurust. Kindlustusprogramm, millega alustasite, ei pruugi enam hästi sobida.

Planeerige kohtumine oma kindlustusagendiga, et arutada, kas peate lisama kindlustuse või suurendama üldise vastutuse, vara, ametialase vastutuse, töötajate hüvitise või katuseturu piirmäärasid. Sellel ajal saate teistelt ettevõtetelt konkurentsivõimelisi hinnapakkumisi. Ümberringi sisseoste tehes saate sama katvuse eest paremat hinda.

15. samm: testige oma veebiturvalisust

Teie ja teie klientide teabe hoidmine on turvaline ja privaatne. Teie andmete kaitse tagamiseks toimige järgmiselt:

Veenduge, et kõigi teie seadmete turvatarkvara on ajakohane, et kaitsta viiruste, pahavara ja muude veebiohtude eest.
Lülitage sisse automaatsed tarkvarauuendused, kui see on võimalus.
Kasutage alati võimaluse korral tugevaid paroole ja kahefaktorilist autentimist.
Varundage regulaarselt andmeid pilves või eraldi kõvakettale.
Veenduge, et juurdepääs andmetele või kriitilistele süsteemidele on piiratud töötajatega, kes vajavad seda oma töö tegemiseks.
Tehke selge poliitika selle kohta, mida töötajad saavad oma tööarvutites ja -seadmetes hoida ja installida.
Treenige töötajaid kunagi avama meilis kahtlaseid linke ega külastama tundmatuid veebisaite.

Lõppsõna

Tervislik ettevõte ei tähenda ainult kasumit. See tähendab ka ridade vahelt lugemist ja õigete küsimuste esitamist, et näha, kuidas saaksite oma ettevõtet paremaks muuta. Ülaltoodud toimingud võtavad aega, nii et kui tundub, et te ei pane mõni päev kõrvale, et kõigega kord aastas hakkama saada, siis pange mõni kuu või kvartal paar tundi kõrvale ja jagage nimekiri hallatavateks tükkideks.

Ükskõik, millise meetodi valite, annab ettevõtte kontrollimise korraldamine teile hea ettekujutuse teie ettevõttes toimuvast ja aitab teil hiljem vältida mis tahes rahalist luksumist..

Kas kontrollite regulaarselt oma ettevõtte finantsseisundit? Milliseid samme sellesse loendisse lisaksite?