Kuidas oma ettevõttes pettusi ja töötajate vargusi vältida - põhimõtted ja plaanid

Ehkki võite arvata, et petturid on paadunud kurjategijad, kes hüppavad töölt tööle, teatab Journal of Accountancy, et enamik kutsepettusi toime pannud isikuid on esmakordne õigusrikkuja. Samuti võtavad väga vähesed petturid ettevõtet petmise eesmärgil.

See tähendab, et hoolikatest palkamistavadest ja põhjalikust taustakontrollist ei piisa, et pettusi teie ettevõttes ei juhtuks. Siiski on teatud tegurid, mis muudavad inimese pettuse tõenäolisemaks.

Sertifitseeritud pettuste uurijate ühendus väidab, et pettuse korral on tavaliselt olemas kolm elementi. Esiteks tunnevad pettused toimepannud isikud finantssurvet - suured võlad, ülbe eluviis, rahaliste probleemidega pereliikmed ja hasartmängusõltuvused on kõik potentsiaalsed surveallikad.

Teiseks vajab inimene võimalust pettuste ratsionaliseerimiseks. Sisemine monoloog teemal "Mulle ei maksta piisavalt", "Ma töötan rohkem kui ülemus teeb", "Ettevõttel ei jää sellest kunagi puudust" ja "Ma olen seda ära teeninud" - see aitab inimesel ebaeetilist käitumist õigustada..

Lõpuks vajavad inimesed võimalust pettusteks. Kuigi te ei saa ettevõtte omanikuna alati üksikisiku finantsolukorda ega suhtumist mõjutada, saate kontrollvõimaluste ja asjakohaste sisekontrollidega mõjutada võimaluste tegurit..

Levinumad pettuse tüübid

1. Vara väärkasutamine

Sertifitseeritud pettuste uurijate ühingu andmetel on varade omastamine kõige levinum pettuste tüüp, mis väikeettevõtetes aset leiab. Varade omastamine toimub siis, kui töötaja või töövõtja töötab välja ettevõtte ressursside, näiteks sularaha või inventari, varastamise või kuritarvitamise kava.

Pöörake hoolikalt tähelepanu sellele, kuidas teie ettevõte kogub klientidelt sularaha. Kui õigeid meetmeid pole paigas, saab üksikisik sularaha kinni võtta ja omaniku eest peita.

2. koorimine

Skimmimine, mis on populaarne viis sularaha varastamiseks, hõlmab sissetuleva makse varastamist enne selle täielikku registreerimist ettevõtte finantsarvestuses. Näiteks öelge, et klient soovib osta toodet telliskivipoest. Planeeriv müügitöötaja võiks kauba eest makse vastu võtta, kuid tehingu registreerimise asemel sularaha tasku pista.

Koorimise abil saab töötaja salvestada ainult osa maksest - näiteks salvestada ainult 50 dollarit, mis maksti siis, kui 100 dollarit anti - või jätta makse üldse arvele võtmata. Kuna müügitehingut ei registreerita, ei värskendata ka kaupluse laoseisu. See tähendab, et tegelik ettevõtte varude maht on tegelikkuses väiksem sellest, mis kajastub raamatupidamisdokumentides.

Liigne koormus pole vastuvõtlik ainult isiklikele tehingutele. Raamatupidamis- või kontoritöötaja, kes võtab vastu kliendimakseid, saab sissetuleva sularaha ka tasku pista. Seejärel võib töötaja võltsida krediiditeatise või kanda konto lootusetuks, nii et ettevõte ei märkaks makse puudumist.

Keeruline, kuid üsna tavaline võlgnevus võlgade vähendamise vastu hõlmab klientide maksete lakkimist. Lappimise skeemi korral tasub raamatupidaja või raamatupidaja kliendi poolt selle konto kontole tehtud sularahamakse tasku. Puudujäägi katmiseks kasutab raamatupidaja teiselt kliendilt saadud makse esimese kliendi kontole. Kui teine klient märkab ebakorrektset kontojääki, kasutab raamatupidaja puudujäägi katmiseks kolmanda kliendi makset - ja nii edasi.

Kuna makseid on nii valesti hallatud, püüab keegi lõpuks skeemi järele jõuda. Siiski suudavad petturid kuude või isegi aastate vältel skeemitamisest ilma jääda.

3. Raha Larceny

Sularaha on sarnane koorimisega selles mõttes, et töötaja või töövõtja varastab sissetulevat sularaha. Erinevus sularahakäibega on see, et töötaja varastab sularaha pärast seda, kui see on ettevõtte raamatupidamisarvestusse kantud.

Näiteks võib töötaja pärast tehingu registreerimist varastada raha kassast. Töötaja saab võltsitud kassa väljamakse arvele võtta, et varjata sularaha puudumise fakti. Näiteks võib töötaja varasema müügi tühistada või tagasimakse välja võtta ja vastava sularaha registrist välja võtta.

Märgid, et sularaha on varastatud
Sularaha skeemid, mis hõlmavad sularaha kinnipidamist enne selle salvestamist, on keeruline tuvastada. Võite märgata järgmisi hoiatavaid silte:

Madal laoseis. Kui kaupluse tegelik laoseis on väiksem kui see peaks raamatute järgi olema, on võimalik, et töötaja ei registreeri kogu müüki.
Lüngad nummerdatud dokumentides. Restoranide ja muude ettevõtete jaoks, kes kasutavad nummerdatud vautšereid, võib vautšerites olev tühik tähendada seda, et töötaja viskas kviitungi ja hoidis sularaha.
Klientide kaebused. Kui töötaja maksed lakkusid, kipuvad kliendid helistama ja kurdavad, et nende väljavõtte saldo pole õige.
Madal tulu teatud vahetuste ajal. Kui sularaha kogumine on väiksem, kui üks konkreetne töötaja töötab, võib see viidata sularahavargusele.

Sisekontroll sularahavarguse ärahoidmiseks

Krediidi-, müügi- või mahakandmiskontode väljastamiseks on vaja halduri nõusolekut. Kui tehinguga on seotud keegi teine, on petlikul töötajal vähem võimalusi märkamatult varastada.
Välja andma igakuiseid kontoväljavõtteid. Kui klient regulaarselt värskendab oma konto saldot, on töötajatel vähem probleeme klientide maksetega.
Instituudi kohustuslik puhkuse aeg ja töövahetused. Lappimisskeemid lagunevad kiiresti, kui süüdlasel töötajal pole võimalust sularaha ringi viia.
Tehke üllatusraha loendeid. Võrreldes registris olevat sularaha sularaha laekumistega saavad juhid sularaha erinevused kiiresti tuvastada.
Videokaamerad. Töötajad käituvad vähem tõenäoliselt halvasti, kui registrite üle on videokaamera.
Lukusta karbid. Kui kliendi maksed saadetakse otse panga lukukasti, ei lähe sularaha töötajate käte kaudu ja töötajatel pole võimalust seda varastada.

4. Sularaha pettus

Ettevõtte raha kogumise asemel varastavad teised petturid väljaminevaid sularaha väljamakseid. Kõigist viisidest, kuidas töötajad ja töövõtjad kasutavad ettevõtte vara ära, on kõige tavalisem taktika sularaha varastamine petlike sularaha väljamaksete tegemisel..

5. Arveldusskeemid

Töötajad saavad arveldada kaupade ja teenuste eest, mida ettevõte pole kunagi saanud, ja taskuraha. Töötaja võltsib arveid valmisteenuste või toodetega ning kui tšekk on välja makstud, tasub pettur selle ise ära. Töötajale on makse väljastatud olematule müüjale, kasutades kestaettevõtte nime, mis kuulub töötajale või sõbrale või pereliikmele.

Töötajad saavad ka olemasoleva müüjaga kokku leppida, et ettevõttelt toodete eest ülemäärast tasu maksta. Paisutatud arve esitamise eest vähendab müüja töötajat kasumist.

Arveldusskeemi märgid

Müüja hinnad on märkimisväärselt tõusnud. Kui ühe müüja hinnad on tõusnud tööstusharu normist kõrgema protsendi võrra, võib juhtuda, et te ei saa õiglast tehingut.
Töötaja eelistus kindlale müüjale. Töötaja, kes nõuab kindla müüja olemasolu või ei ole avatud teiste töövõtjate pakkumistele, võib saada tagasilöögi.

Sisekontroll arveldusskeemi vältimiseks

Hallake heakskiidetud hankijate nimekirja ja kirjutage kontrollid ainult heakskiidetud müüjatele. See takistab teil teha makseid kestaettevõtetele või töötajate sõpradele. Enne müüja loendisse lisamist uurige läbi ja veenduge, et see on seaduslik ettevõte.
Hoidke koos kinnitatud müüjate nimekirjaga kinnitatud hinnakirja. See raskendab töötajaid hindade tõstmisel müüjatega kokkumängus.
Enne tšekkidele allkirjastamist küsige vastuvõtuaruande koopiat. Nii allkirjastate ainult nende toodete tšekid, mida ettevõte tegelikult sai.

6. Kulude hüvitamise skeemid

Teine viis ettevõttest sularaha saamiseks on kuluaruannete fuding. Töötajad saavad kunstlikult suure hüvitise kontrolli, lisades kulude hüvitamise taotlusele isiklikud kulud, olematud kulud või suurendades kulusid muul viisil.

Kulude hüvitamise skeemi märgid

Ekstravagantsed kuluaruanded. Kui teatud töötajate kuluaruanded on kõrgemad kui ajaloolised keskmised või teiste töötajate aruanded, on see märk, et töötaja kulutab liiga palju.
Töötaja ei esita kviitungeid. Kui kuludokumendile pole lisatud algset kviitungit, ei saa kunagi teada, kas töötaja kandis kulud tegelikult.

Sisekontroll kulude hüvitamise skeemide vältimiseks

Nõuda kulude hüvitamiseks kviitungeid. Kui te seda ei tee, saavad töötajad lisada kulusid, mida nad tegelikult ei kandnud.
Dokumenteerige oma ettevõtte kulude hüvitamise eeskirjad. Selles tehke selgeks, milliseid kulusid hüvitatakse ja millised ei ole hüvitamiseks sobivad. Esitage kõigile töötajatele poliitika koopia.
Võrrelge kõigi kindlal reisil osalenud töötajate kuluaruandeid. Kui üks on teistest palju kõrgem, on see märk sellest, et kulud on suurenenud või töötaja kulutab eesmärgipäraselt.

7. Kontrollige võltsimisskeeme

Töötajad või töövõtjad, kellel on juurdepääs ettevõtte väljuvatele kontrollidele, võivad neid oma huvides rikkuda. Kui tühje tšekke ei hoita turvaliselt, saab keegi neist mõne varastada ja teha need endale või sõbrale. Raamatupidaja, kes koostab ettevõtte omaniku allkirjastamiseks tšekid, võib hiljem tšeki nime muuta, selle kinni võtta ja ise sularaha maksta..

Kontrollimise rikkumise märgid

Lüngad kontrollnumbrites. Kui nummerdatud tühjades tšekkides on järjestikune tühik, on võimalik, et keegi tõstis mõned.
Müüjakaebused. Kui müüja teatab teile, et isegi siis, kui tšeki lõikasite, ei ole ta makseid saanud, võidi makse kinni pidada.

Sisekontroll kontrollimise rikkumise vältimiseks

Hoidke tühjad tšekid turvaliselt. Need peaksid olema kogu aeg teie kontoris lukustatud. Ärge jagage oma võtit ning esitage tšekid alles siis, kui teie raamatupidaja on valmis neid printima.
Vaadake oma äripanga väljavõte igal kuul üle. Otsige tšekisummasid, mida te ei tunne. Paluge oma pangal lisada sularaha sissevõetud tšekkide skaneering, et saaksite veenduda, et neid ei olnud enne kinnitamist muudetud..

8. Inventari ja muu vara vargus

Isegi kui teie sularaha on turvaline, võivad töötajad leida viise füüsiliste varade, näiteks arvutite, ettevõtte toodete ja inventari varastamiseks või väärkasutamiseks.

Skeemide vastuvõtmine
Vastuvõtuprotsessis osalevad töötajad võivad tarnekohas varastada laoseisu või tooteid. Planeerivad töötajad võivad pettuste peitmiseks sissetulevat saatearuannet ja aruannet vastuvõtvat ettevõtet muuta. Kui neil töötajatel on juurdepääs ka ostudokumentidele, saavad nad ostunõudeid muuta nii, et need vastaksid võltsitud saatearuannetele.

9. Vara Larceny

Kui vara jälgimiseks pole palju füüsilisi kontrolle, saavad töötajad ja töövõtjad ettevõtte vara lihtsalt ruumidest ära viia ja mitte kunagi seda tagastada..

Varaste varade märgid

Madal laoseis. Kui raamatute laoseis on tegelikust laovarudest suurem, võib keegi varastada.
Halva kvaliteediga inventuuri dokumentatsioon. Kui dokumentide ostmist ja vastuvõtmist toetavad dokumendid ei ole originaalid või kui need näivad olevat muudetud, võib teil olla tegemist varga tööga.

Sisekontroll füüsilise vara varguse ärahoidmiseks

Tehke juhuslike varude loendamine. See võib teid varudenappuse korral vähendada ja töötajate varastamise tõenäosus väheneb.
Integreeritud varude kohustused. Sama isik ei peaks vastutama toodete ostmise ja vastuvõtmise eest.
Installige turvakaamerad. Eelkõige jälgige ruume ja piirkondi, kus varusid ja väärtuslikke tooteid hoitakse.
Hoidke varud ja varad turvalisena. Väärtuslike varadega piirkonnad tuleks võimaluse korral lukustada ja võtmed peaksid olema ainult teatud töötajatel.

Veel näpunäiteid väikeettevõtete pettuste vältimiseks

Lisaks on olemas üldised strateegiad, mida saate pettuste vältimiseks kasutada. Muutades juhtimisviisi ja ülesannete delegeerimise viisi, saate vähendada võimalust, et keegi petab teie ettevõtet.

1. Tunne oma töötajaid

CPA ettevõte Cowan, Gunteski & Co. märgib, et kui olete teadlik töötajate käitumise ja hoiaku muutustest, saate potentsiaalseid pettusi eos ära lüüa. Võtke perioodiliselt oma töötajatega ühendust ja võtke aega, et vestelda, kuidas asjad käivad.

Eelkõige jälgige neid käitumisjooni, mida petturitega enamasti seostatakse:

Elamine üle nende võimaluste - näiteks madala palgaga töötaja, kes sõidab luksusautot või võtab lahkeid puhkusi
Rahaliste raskuste kogemine või raskuste otsustamine
Kindla müüjaga ebaharilikult lähedaste suhete säilitamine
Soovimatus lubada teisel töötajal osa oma tööülesannetest üle võtta
Ärge kunagi helistage haigele ega võtke puhkust
Läbivad lahutuse või võitlevad pereprobleemidega

Muidugi ei taha kunagi eeldada, et töötajad varastavad lihtsalt seetõttu, et neil on mõni neist omadustest. Siiski, kui kahtlustate pettuse toimumist, saate oma seire ja pettuste ennetamise suunata osakonnad ja piirkonnad, kus töötavad kõrge riskiga töötajad. Proovige töötajaid, kes on stressist väljas või võitlevad rahaliselt muul viisil, kui võimalik - hoiate rohkem töötajaid ja suurendate töötajate lojaalsust.

2. Hallake ausalt

Ettevõtte omanikuna käitumine võib mõjutada teie töötajate suhtumist vargustesse. Kui lõikate nurki ja ei käitu eetiliselt, kalduvad teie heaks töötavad inimesed seda enam tegema. Ja kui te pingutate oma äritehingutes ausalt ja eetiliselt, mõistavad töötajad vastupidiselt, et neilt oodatakse sama käitumist.

Koostage käitumisjuhend, mis kirjeldab käitumist, mida te kõigilt oma ettevõttelt ootate. Samuti tehke selgeks, et teie uks on alati avatud töötajatele, kes soovivad jagada oma äritegevuse muresid. Sertifitseeritud pettuste uurijate ühing leidis, et enamik juhte saab ametipettustest teada pärast töölt vabanemist, seetõttu kaaluge pettusekahtlusest teatamiseks anonüümse infoliini loomist..

3. Eraldatud kohustused

Üks parimatest sisekontrollidest pettuste ärahoidmiseks on töökohustuste lahusus. Teisisõnu, üks inimene ei peaks vastutama nii paljude ülesannete eest, et omanike teadmata oleks võimalik pettusi toime panna ja need ära katta. Pettusevõimaluste eemaldamiseks ei tohiks ühelgi inimesel olla vara (näiteks sularaha ja väärtuslikke tooteid) hooldusõigust, võimalust registreerida ega muuta selle vara raamatupidamisandmeid ning volitust lubada varaga tehinguid teha..

Kohustuste lahusus on väikeettevõttes keeruline, kuna teil pole lihtsalt piisavalt inimesi, kelle vahel ülesandeid jagada. Siiski on olemas mõned sammud, et jagada põhifunktsioone ainult kahe või kolme töötajaga.

Näiteks öelge, et teie ja kontorijuht olete teie ettevõttes ainsad kaks töötajat. Ehkki teie kontorijuhil võib olla juurdepääs kasutamata rahale, pangaväljavõtte ühildamine ning arvete ja pangahoiuste loomine peaksite olema see, kes vaatab pangaväljavõtte üle, avab e-posti, vaatab üle tehingud ja kiidab heaks krediidikinnitused.

Kui teil on kolmas töötaja - näiteks kontoriassistent -, laske sellel töötajal pangaväljavõte ühitada, post avada ja pangahoiused ette valmistada. See võtab teie plaadilt teatud vastutuse ja muudab kontorijuhi varastatud maksete peitmise raskemaks.

Lõppsõna

Sisekontrolli rakendamine on teie ettevõtte kaitsmise kriitiline osa. Kuid tegelikkuses võib seda olla ebamugav teha.

Töötajad ja töövõtjad ei pruugi mõista, miks nende töökohustused muutuvad. Teatage oma töötajatele, et juhtnöörid on olemas, et kaitsta neid töötajate ja ettevõttena. Kaasake nad ettevõtte turvalisuse parandamise protsessi ja küsige regulaarselt nende panust. Kuna inimesed teevad igapäevast tööd, võib neil olla ülevaade teatud protsessidest, mis aitavad teil kontrolli paremaks muuta. Samuti saavad nad teile teada anda, millised juhtnupud töötavad hästi ja millised mitte.

Kas olete kunagi omanud või töötanud ettevõttes, kus keegi pani toime pettusi? Kuidas see juhtus?