14 küsimust, mida küsida, kui valite oma ettevõtte palgaarvestuse pakkuja

Kui teie ettevõte maksab töötajatele või töövõtjatele - isegi kui see on füüsilisest isikust ettevõtja või mikroettevõte, kus pole muid traditsioonilisi töötajaid peale teie -, on aeg uurida väikeettevõtte palgafondide pakkujat. Teil on vaja professionaalset palgaarvestuse partnerit, kui:

• Vali oma läbilöögifirma LLC maksustamine korporatsioonina - seda nimetatakse S-corpi valimisteks, mis on levinud juriidiline äristruktuur, mis võib pakkuda maksusoodustusi soloprenaadidele ja väikeettevõtete omanikele; või
• Tellige regulaarsed ülesanded, projektid või äriteenused sõltumatutele töövõtjatele, kellele maksate otse; ja
• Ei taha juhtida palgakulude arvutamise, palgaarvestuse teostamise ning osariikide ja föderaalsete maksu- ja aruandlusnõuete järgimise ajamahukat ja üksikasjalikku protsessi.

Kuna ettevõttele on avatud kümmekond lugupeetud palgaarvestuse pakkujat, pole ühe valimine väike ülesanne. Ja kuna see on otsus, mida soovite teha ainult üks kord, pole panused triviaalsed. Valige targalt või vastasel juhul naasete palgaarvestuse pakkujate turul ennatlikult.

Peamised kaalutlused väikeettevõtte palgaarvestuse pakkuja valimisel

Hinnates paljusid väikeste ettevõtete palgaarvestuse võimalusi, uurige järgmisi olulisi tegureid, et tagada oma ettevõttele ja töötajatele parim valik.

1. Kas sellel on hea maine?

Hea mainega palga pakkujad kipuvad lubadusi täitma. Vaatamata näilisele lihtsusele on palgaarvestus keeruline ettevõtmine, kus kulisside taga on palju liikuvaid osi. Pilvepõhise protsessori MyPayrollHR 2019. aasta septembris ebaõnnestumine, mis järsult suleti pärast viimast tööandja taganemise viimast vooru, on hoiatav lugu tööandjatele, kelle palgaarvestuse pakkujad on omavahel asendatavad.

Turgu valitsevatele operaatoritele meeldib QuickBooks Palgaarvestus on paljude aastate jooksul lisanud ja täiustanud palgaarvestust ja personalifunktsioone ning arendanud protsessis raevukalt lojaalseid tegevusi. Kui teil pole mugav usaldada oma ettevõtte kõige olulisemat mittetähtsat ärifunktsiooni alustavale ettevõttele, mis võib või ei pruugi teie väidetele kasu anda, uurige selle asemel väljakujunenud mängijat.

2. Kas see tegeleb palgafondimaksu arvestamise ja maksmisega?

Palgafondimaksu haldamine on aeganõudev, detailidele orienteeritud väljavaade, mis ajab lugematu hulga ettevõtte omanikke, kes muidu teeksid oma palgaarvestuse, palgaarvestuse pakkujate kätte. Miks maksta palgaarvestuse eest, mis ei sisalda palgaarvestuse automatiseeritud arvutamist, esitamist ja maksmist?

Kui teie eelistatud palgaarvestuse pakkuja ei paku kõikehõlmavat maksuhaldust kõigis hinnapunktides, mõelge enne jätkamist hoolikalt läbi. Vähemalt kevad plaanil, mis hõlmaks ka maksuhaldust.

3. Kas see on mobiilisõbralik ja mobiilifunktsionaalne??

Harv on pilverakendus, mis ei riiva oma mobiilisõbralikkust. Mobiilisõbralikel rakendustel on puhas, suurema tekstiga esikülg ja karged ikoonid, mis tunduvad väikeste ekraanidega seadmetes, nagu nutitelefonid, loetavad ja eristatavad. See on oluline kaalutlus iga ettevõtte omaniku või palgaarvestuse juhi jaoks, kes soovib paindlikkust palgaarvestuse juhtimisel ja täitmisel liikvel olles.

Kuid mobiilisõbralikkus pole sageli kasutatavate mobiilikasutajate jaoks ainus põhjus. Kui kavatsete oma nutitelefoni või tahvelarvuti abil teha olulist palgaarvestust või kavatsete palgata sama töö tegemiseks personalitöötaja, valige ka suurepärase mobiilifunktsionaalsusega palgaarvestuse pakkuja - mitte selline, kelle mobiilirakendus või sait on kahvatu jäljendus selle täisfunktsionaalne lauaarvuti toode.

4. Kas see teenib kasutajatelt kõrgeid hindeid??

Mitte kõik palgaarvestuse pakkujad ei naudi turgu valitseva tegevuse luksust ega leibkonna nime staatuse eeliseid. Enamik seda ei tee. Kui arvestada ainult protsessoritega, millel on mitu aastat püsivaid tulemusi, võite jääda ilma kvaliteetsetest käivitustest, mis teevad asju teisiti ja paremini kui rahulolevad turgu valitsevad operaatorid.

Alustage usaldusväärsema teabe otsimist uuemate palgaarvestuse töötlejate kohta, pakkudes erapooletute ülevaadete jaoks läbi lugupeetud tehnoloogia- ja äriväljaanded, sealhulgas Money Crashers. Täiendage ekspertarvamusi koos tagasisidega, mille on jätnud tegelikud kasutajad sellistele platvormidele nagu Capterra. Ja kontrollige kaebuste mustreid riiklike juristide ja eraõiguslike vahekohtunike, näiteks parema ettevõtluse büroo kaudu.

5. Kas see pakub integreeritud ajajälgimist?

Integreeritud ajaarvestus ei ole tavaliselt ületunnitöötasudest vabastatud väikeste ettevõtete puhul, kes on vabastatud ületunnitöötasust, või neile, kes sõltuvad eranditult lepingulisest tööjõust..

Kuid see on kriitiline tunnitöötajatega tööandjate jaoks ja kahekordselt, kui need töötajad töötavad igal palgaperioodil erinevat tundi. Igasugused restoranid ja kohvikud, kinnisvarahoolduse pakkujad ja hooajalised ettevõtted vajavad ulatuslikku ajaarvestust, mis nõuab palgaarvestuse tihedat integreerimist.

6. Kui seade on seadistatud, töötab see automaatselt palgaarvestust?

Käsitsi makstav palgaarvestus on mitme töötajaga ja töövõtjatega ettevõtetele märkimisväärne ajakulu. Selle asemel, et loobuda tundide kulutamisest ja veenduda, et olete palgaarvestust valmis, valige palgaarvestuse pakkuja, kes automatiseerib protsessi pärast esialgset seadistamist. Näiteks kõik QuickBooks Palgaarvestus Hinnapunktid pakuvad otsese sissemaksega palgatöötajatele automaatset palgaarvestust, võimalusega alati eelvaadet ette näha ja võimaluse korral lisada vajadusel spetsiaalset hüvitist, näiteks boonuseid ja vahendustasusid.

7. Kas see lubab samal päeval otsehoiust teha??

Kõik muu liigub nendel päevadel kiiremini. Miks mitte teie palgaarvestuse pakkuja otsene sissemaksete töötlemine?

Kahepäevase otsemakse standard on peaaegu sama vananenud kui paberkontroll. Kuna tööpuudus on lähedal ajaloolistele madalaimatele piiridele, otsivad andekad töötajad vabandust, et edasi liikuda. Juba rahulolematute töötajate jaoks on aeglane palgaarvestus sageli kõnekäänd, mis kaameli selja murrab. Saatuse kiusamiseks pole põhjust.

Sõltuvalt plaanist pakuvad juhtivad palgaarvestuse töötlemise platvormid nagu QuickBooks Payroll järgmisel päeval ja samal päeval otsese sissemakse, vähendades või kõrvaldades lõhe palgaarvestuse väljamaksmise ja sissemakse vahel. See on funktsioon, mis võimaldab teil müüa kiireid makseid kui ühte paljudest töötajasõbralikest soodustustest, mida pakute uute rentidena.

8. Kas mitteprofessionaalidel on seda lihtne kasutada??

Isegi kui teil on ressursse osalise või täistööajaga raamatupidaja palkamiseks, teenib teid palgaarvestuse platvorm, mis on loodud inimestele, kes pole raamatupidajad. Palgaarvestust on lihtne teha. Kuid see pole raketiteadus, seega pole põhjust palgafondide komplekti liideses navigeerimiseks või selle aruannete tõlgendamiseks tugineda alluvale või välismüüjale.

Enne palgakava ostmist kulutage veidi aega teenusepakkuja abisisu sirvimiseks. Otsige ulatuslikke arhiive, õppevideoid, ekspertide kirjutatud artikleid lihtsas inglise keeles ja kasutaja loodud sisu. Vaadake ja lugege seda sisu, et saada tunne platvormi liidese ja võimaluste kohta, seejärel küsige endalt: kas ma saan seda tarkvara kasutada palgaarvestuse tegemiseks ilma kulukalt ja aeganõudvat arvutusviga tegemata?

9. Kas selle hind on sobiv??

Palgaarvestus on üks valdkondi, kus kõrgema kvaliteediga toote eest rohkem maksmine tasub end ära. Teisisõnu, saate siin selle, mille eest maksate.

Kuid ärge makske funktsioonide ja võimaluste eest, mida te ei vaja, või makske rohkem, kui need on väärt, mida te teete. Leidke palgaarvestuse pakkuja, kes pakub mitu hinnavaliku ulatusega plaani valikut, seda parem, kui lisate töötajaid ja tervitate keerulisemaid HR-i väljakutseid..

Potentsiaalsete palgaarvestuse pakkujate hindamisel pöörake hoolikalt tähelepanu vastavate plaanide funktsioonide kvantiteedile ja kvaliteedile. Kui võrdlete kahe antud pakkuja pakutavaid algtaseme plaane, otsige kõiki silmatorkavaid puudusi või tervitatavaid lisandeid. Seejärel võrrelge nende hinnakujundust, et teha kindlaks, kumb on parem väärtus.

10. Kas uued kasutajad saavad spetsiaalseid hinnakujundusi?

Paljud palgaarvestuse pakkujad pakuvad uute kontode jaoks spetsiaalset hinnakujundust. Tasuta prooviperioodid, mis tavaliselt ulatuvad 30 päevale - ja mõnikord ka pikemale -, on üsna tavalised. Nii on ka pikemate allahindlustega. Näiteks, QuickBooks Palgaarvestus pakub uutele kasutajatele, kes loobuvad 30-päevasest tasuta prooviperioodist, kolme kuu eest 50% soodsamalt, mis võrdub 45 päeva tasuta.

11. Kas see aitab uutest rentaruandlustest?

Riiklikud tööturuasutused nõuavad, et ettevõtted teataksid uutest üüridest kohe pärast nende ilmumist. Ükski palgaarvestuse pakkuja ei esita teie eest uusi rendiaruandeid. Kuid paljud pakuvad vorme, mida peate tegema täpselt ja kiiresti.

12. Kas see tagab palgafondimaksu tulemused??

QuickBooks Palgaarvestus pole ainus palgaarvestuse pakkuja, kes arvutab, dokumenteerib ja maksab automaatselt palgafondimakse minimaalselt kasutajatelt nõutavate sisenditega. Kuid see väärib kiitust kliendisõbraliku maksufunktsiooni eest. Selle maksuvabastuseta garantii lubab IRS-i maksuteate 15 päeva jooksul pärast kättesaamist IRS-i trahvide ja intresside tagastamist kuni 25 000 dollarini aastas..

Vaatamata peenele trükile, pakub QuickBooks Payroll'i maksuvabastuse tagatis rohkesti meelerahu ettevõtete omanikele, kes on mures selle pärast, et nende palgaarvestuse töötleja hoolimatus tuleb tagasi nende hammustamiseks. See on žest, mida mõned palgafondimaksu pakkujad kordavad.

13. Kas see hõlmab paljusid palgastruktuure ja töötajate klassifikatsioone??

Teie palgaarvestuse pakkujal ei tohiks olla probleeme teie ettevõtte palgavajaduste rahuldamisega, hoolimata sellest, kui keeruline või muudetav see on. Otsige pakkujaid, kelle abil on lihtne muuta näiteks töötajate tunnitasusid, ületunnitasusid, spetsiaalseid töötasumäärasid, vabastatud staatust ja boonuse saamise tingimusi. Töövõtjate ja töötajate lisamisel ja reklaamimisel vajate palgateenuse pakkujat, kes kasvab teie äriga koos.

14. Kas see integreerub muude HR-toodetega või pakub neile otsest juurdepääsu??

Palgaarvestus ei ole ainus personaliteenuste osutamise ettevõte, mida ettevõtted kasvades vajavad. Astuge sammu võrra oma plaanidest kaugemale ja vältige soovimatuid vastuolusid praeguste ja tulevaste personalifunktsioonide vahel, valides palgaarvestuse komplekti, mis integreerub sujuvalt teiste põhiliste personali- ja raamatupidamistoodetega, näiteks hüvitiste haldamine ja töötajate hüvitiste haldamine. Otsige stiimuleid mitme teenuse korraga ostmiseks. QuickBooks Palgaarvestus kliendid saavad näiteks QuickBooksi raamatupidamise registreerumisel kolme kuu eest 50% soodsamalt.

Lõppsõna

Teie palgaarvestuse pakkuja valikul on käegakatsutav mõju teie väikeettevõttele. Ideaalne palgaarvestuse müüja teeb muu hulgas järgmised valikud:

• Täielikult mobiilisõbralik ja mobiilselt funktsionaalne kogemus
• Kasutusmugavus mitteprofessionaalidele
• Suurepärane väärtus mitmesugustel kasutusjuhtudel
• Lisandväärtusega funktsioonid, nagu integreeritud aja jälgimine ja raamatupidamine
• Palgafondimaksu haldamise osas täielik meelerahu
• Paindlikkus ja mastaapsus kasvavate ettevõtete jaoks, kus on esindatud sõltumatud töövõtjad ning osalise ja täistööajaga töötajad
• Käed-vabad operatsioonid, sealhulgas automaatne palgaarvestus
• Töötajatele sõbralikud funktsioonid, näiteks otsepäeva sissemakse

Need on mõistlikud nõudmised ettevõtetele, kes otsivad täisteenuse pakkujat, kes täidab oma lubadused.

Mõnedel ettevõtetel on ka potentsiaalsetele palgaarvestuse pakkujatele muid läbirääkimisi. Ärge kartke oma müügikontakte suruda, et selgitada, kuidas need teie vajadustele vastavad. Kui nad tõesti tahavad teie ettevõtet, teevad nad kõik endast oleneva, et see läbi saada.

Kas teil on eelistatud väikeettevõtete palgaarvestuse pakkuja? Mis on su lemmik asi selles?