8 viisi töötajate tööviljakuse suurendamiseks teie väikeettevõttes

Aga kuidas on teie meeskonnaga? Erinevalt hiigelkorporatsioonidest pole teil suurt palgaarvestuse eelarvet, nii et iga minut, mida teie meeskond töötab, tuleb kasutada võimalikult tõhusalt.

Kuid Ameerika Ühendriikide töötajatel on probleeme tootlikkusega. Me veedame tööl rohkem aega kui enamikus teistes tööstusriikides, kuid kogu see lisaaeg ei tähenda, et teeme rohkem ära. Tegelikult on tootlikkus olnud pärast suurt majanduslangust üldiselt langustrendis.

Üks parimaid viise tootlikkuse suurendamiseks on töötajate kaasamise edendamine, kuna tootlikkus ja kaasamine käivad käsikäes. Siiski on ka palju muid kulutõhusaid strateegiaid, mida saate oma meeskonnalt rohkem saada.

Töö- ja eraelu tasakaalu olulisus

Enne meeskonna produktiivsuse suurendamise plaanide rakendamist on oluline mõista produktiivsuse taga olevat psühholoogiat. Mis aga muudab just mõned töötajad teistest produktiivsemaks?

Vastus on üsna lihtne. Warwicki ülikooli uuringute käigus leiti, et kui töötajad on õnnelikud, on nad 12% produktiivsemad. Õnn ning positiivne töö- ja eraelu tasakaal tähendavad sageli töötajaid, kes on kihlatud, pühendunud ja mis kõige tähtsam, produktiivne.

Kui see tundub natuke liiga lihtne, siis vaadake Taani tööturgu. Maailma väärtuste uuringu kohaselt on taanlased maailmas kõige õnnelikumad ja see hõlmab ka aega, mida nad tööl veedavad. Taani välisministeerium väidab, et nad on ka teine produktiivsem riik Euroopa Liidus.

OECD parema elu indeksi järgi on Taani ja Madalmaad nende riikide edetabelis, kus on parim töö- ja eraelu tasakaal. Nagu arvata võis, on USA peaaegu allosas.

Selle põhjal võime põhjendatult järeldada, et mida rohkem te oma meeskonna tervise, õnne ja töö- ja eraelu tasakaalu suurendamise nimel töötate, seda enam annavad nad suurema produktiivsusega teene tagasi. See omakorda toob endaga kaasa suurema kasumi ja kõigile parema töökeskkonna.

Kuidas suurendada oma meeskonna tootlikkust

Inimeste tööelu paremaks muutmiseks pole vaja suurt palgaeelarvet. Väikeettevõtte omanikuna saate oma meeskonna jaoks paremaks muutmiseks palju ära teha.

1. Määrake mõistlik tööaeg

See võib tunduda kahjulik, kuid nõuab oma meeskonnalt tööd vähem võib inspireerida neid tootma rohkem.

Fast Company andmetel töötavad Taanis töötajad tavaliselt ainult 33 tundi nädalas. Ja nad saavad igal aastal vähemalt viis kuni kuus nädalat puhkust (vajadusel kuni aastase rasedus- ja sünnituspuhkuse).

Ameerika Ühendriikides peetakse pikki tunde pühendumuse märgiks. Selle tagajärjeks võib aga olla esinduslikkus, mis on siis, kui töötajad on tööl, kuid ei tööta haiguse, unepuuduse või muude meditsiiniliste tegurite tõttu täisvõimsusel. Harvard Business Review väidab, et presentatsioon võib individuaalset tootlikkust ühe kolmandiku võrra vähendada. Pikad töötunnid võivad veelgi vähendada tootlikkust stressi, tööst lahkumise ning töö- ja pereelu tasakaalustamatuse tõttu.

Selle vastu võitlemiseks tehke endast olenev, et vähendada oma meeskonna töötunde. Lase inimestel koju minna reede pärastlõunal või võimaldage neil paindlikumalt esmaspäeva hommikuti koju tulla. See aitab mitte ainult vähendada teie ettevõtte tööjõukulusid, vaid leiate tõenäoliselt, et teie meeskond töötab vastutasuks rohkem.

2. Ole planeerimisega paindlik

Töötundide vähendamine on üks strateegia tootlikkuse suurendamiseks; nende töötundidega paindlik olemine on tihedalt seotud.

Kõigi vajadused saavad olema erinevad, nii et rääkige sellest oma inimestega kus nad vajavad oma töönädalaga suuremat paindlikkust. Näiteks võib teil olla üks inimene, kellele meeldiks joogatunnis osalemiseks pikem lõunapaus teisipäeviti, samal ajal kui keegi teine lahkuks kolmapäeviti varakult, et lapse päevahoiust välja korjata..

Sõltuvalt teie ettevõttest ei pruugi te kõigi vajadusi rahuldada või mitte. Kui aga teada saada, kes mida vajab, ja teha kõik endast olenev, et anda oma meeskonnale rohkem paindlikkust, näitab see, et hoolite nende õnnest ja heaolust. See võib omakorda suurendada kaasatust ja suurendada tootlikkust.

3. Andke oma meeskonnale rohkem autonoomiat

Igas ühiskonnas on erinevad kultuurinormid ja väärtused. Ja need normid ja väärtused mõjutavad otseselt meie käitumist. 1970. aastate alguses töötas psühholoog Geert Hofstede välja raamistiku nende ühiskondlike normide mõõtmiseks, kasutades Hofstede kultuurilisi mõõtmeid.

Hofstede kultuurilised mõõtmed mõõdavad igas kultuuris kuut dimensiooni. Need sisaldavad:

Võimsuse kauguse indeks
Individualism vs kollektivism
Ebakindluse vältimine
Mehelikkus vs naiselikkus
Pikaajaline või lühiajaline orientatsioon
Indulgents vs vaoshoitus

Kui mõistate kultuuri ainulaadseid mõõtmeid ja seda, kuidas nende kollektiivsed väärtused erinevad teie omadest, võite saada paremaks suhtlejaks ja paremaks juhiks.

Kuidas on sellel kõigel pistmist teie väikeettevõtte tootlikkuse suurendamisega? Noh, üsna vähe, eriti kui tegemist on autonoomiaga.

Autonoomia või selle puudumine on otseselt seotud võimsuse kaugusindeksiga. Võimsuse kaugus on ootus ja usk, et jõud jaguneb ebavõrdselt. Niisiis, kõrge energiakauguse indeksiga riikides usuvad organisatsiooni vähemvõimsad liikmed võimu ebavõrdsusse. Nende juhataja ütleb neile, mida teha, ja nad teevad seda ilma küsimusteta. Riikides, kus võimsuse kauguse indeks on madal, usuvad meeskonnaliikmed, et nad on oma ülemusega võrdsetel alustel. Suhe puudutab rohkem koostööd ja vähem “ülemust ja töötajat”.

Ei tohiks olla üllatav, et USA-l on kõrge energiakauguse indeks; oleme 40. kohal. Taanil on madalaim elektrikauguse indeks maailmas; nad on 18 kohal.

Taanlastel on osaliselt rikkalik ja õigustatud tööelu, kuna neil on suur autonoomia. Ja palju on teadusuuringuid, mis toetavad seda, mida taanlased on aastaid teadnud: Rohkem autonoomiat = suurem õnn = suurem tootlikkus.

Ajakirjas European Journal of Work and Organisational Psychology avaldatud uuringus leiti, et suurema autonoomia ja toega töötajad kogesid kõrgemat rahulolu ja motivatsiooni. Veel ühes ajakirjas Nordic Journal of Working Life Studies avaldatud uuringus leiti, et detsentraliseeritud otsuste tegemine (tuntud ka kui autonoomia) suurendab Soome töötajate tootlikkust.

Kõik see viitab samale järeldusele: mida rohkem kontrolli oma meeskonna liikmetele üle annate, seda õnnelikumad ja produktiivsemad nad saavad olema..

Oluline on selgitada, et oma meeskonnale suurema autonoomia andmine ei tähenda, et lastakse tal teha seda, mida nad tahavad, kui nad tahavad. Iga töötaja vajab piire. Selle asemel, et oma inimestele öelda, mida teha, öelge neile, mida soovite näha, ja laske neil siis valida, kuidas seda teha. Omades valikuvabadust kuidas oma töö tegemine on autonoomia oluline komponent.

Andke oma inimestele võimalus igal võimalusel ise otsuseid vastu võtta. Ja näidake, et usaldate, et nad teevad oma töö ära minnes. Võite ohkamise üle andes olla üllatunud, kui palju veel ära tehakse.

4. Proovige katkestusi piirata

Washington Posti andmetel katkestatakse tüüpiline töötaja või ta vahetab ülesandeid iga kolme minuti tagant. Ja sinna, kuhu nad pooleli jäid, võib kuluda 20 minutit või rohkem.

Katkestused on tootlikkusele tohutu äravool ja need võivad röövida meie parimate ideede ja vaeva. Kuigi sunnime end kaotatud aja korvamiseks sageli kiiremini tööle, on suurenenud kiirus oma hind.

Humboldti ülikooli teadlased leidsid, et pidevalt katkestatud töötajad kompenseerisid selle kaotatud aja sellega, et töötasid kiiremini oma ülesande täitmiseks. Kuigi see pole üllatus (lõppude lõpuks teeme seda kõik), põhjustab suurem kiirus suuremat stressi, ajaarvestust ja pettumust. Need tegurid võivad tulevaste ülesannete tootlikkust piirata.

Washington Post andis intervjuu efektiivsuseksperdi Edward G. Browniga, kes soovitab luua meeskonna liikmetega Time Locki lepingu. Aja lukk on kokkulepitud vaikne aeg, mil igaüks saab lihtsalt keskenduda oma tööle. Ajalukuga peavad töötajad kirjalikult nõustuma, et nad ei katkesta oma kolleege, kui pole hädaolukorda.

Brown väidab, et ühe kliendi hinnangul kasvas isiklik produktiivsus 40–60%, kui nad hakkasid kasutama aja lukku.

Muidugi ei pruugi teie ettevõte seda tehnikat kasutada. Rääkige oma inimestega katkestuste tüüpidest, millega nad igapäevaselt või iganädalaselt kokku puutuvad. Uurige välja, millised katkestused kahjustavad nende tootlikkust kõige rohkem, ja tehke kõik, mida saate, et neid vähendada või kõrvaldada.

5. Palkage toetavaid inimesi

Alustame väljamõeldud stsenaariumiga. Teie ettevõttes on teil kaks juhti. Teie esimene mänedžer Bill jälgib kőiki oma silmaga kõiki oma meeskonnas. Kui klient kaebab, eeldab ta kohe, et see on tema meeskonna süü, ja annab kiiresti kõigile teada, et ta pole nende esitusega rahul. Tema meeskond töötab pinge, umbusalduse ja hirmu keskkonnas.

Teie teine mänedžer Sarah on täielik vastand. Ta kohtleb oma meeskonda nagu perekond. Ta annab kiiresti kellelegi kuulamiskõrva ja on esimene, kes toetab uut ideed või algatust. Ta kuulab alati loo mõlemat külge ja kui keegi meeskonnast teda vajab, saavad nad selja. Saara atmosfäär on toetav, külalislahke ja pingevaba.

Kui oleksite töötaja, siis millise juhiga töötaksite kõige raskemalt?

Teie meeskond vajab tööl tuge ja esimene tugiteenuste rida tuleb nende juhilt, olgu see siis teie või keegi teine, kelle olete palganud. Kui soovite oma meeskonna produktiivsust tõsta, peate oma juhtide (või oma juhtimisstiili) tähelepanelikult uurima.

Parimad juhid peavad avatud uste poliitikat. See tähendab, et nende uks on alati avatud, et meeskonnaliikmed saaksid sisse tulla ja oma muret avaldada, küsimusi esitada või probleeme arutada. Kui meeskonna liikmed ei tunne end oma juhiga suhtlemisel mugavalt või kui nad kardavad, et neid hinnatakse karmilt, paljastades, et nad ei tea, kuidas midagi teha, siis kannatab tootlikkus..

Järgmisena veenduge, et teie meeskond teab, et nad võivad teie toetusele loota. Näidake seda kohustust päevast päeva ja ärge laske end heidutada, kui nende usalduse saavutamiseks on vaja aega (eriti kui töökeskkond on olnud mürgine). Aja jooksul näevad teie inimesed, et olete oma selja saanud. Ja nende pühendumus (ja tootlikkus) paraneb.

6. Austage nende piire

Naasmiseks tuleb alati veel üks telefonikõne ja vastamiseks teine e-kiri. 21. sajandi tööelu “digitaalne hiilimine” mõjutab kõiki - nii ülemust kui ka töötajaid. Kuid see, et meeskonnaliikmete oodata e-kirjadele vastamist kell 22 või täielik töö puhkepäevadel, pole mitte ainult mõistlik, vaid ka ebatervislik..

Kui soovite tootlikkust tõsta, on oluline teadvustada, et teie töötajatel on töö väljaspool tööd. See kehtib ka lõunapauside kohta. Ajakirjas Academy of Management Journal avaldatud uuringus leiti, et tootjad langesid (ja väsimus kasvas), kui töötajad lõunasöögi vahele jäid.

Töötajatel võib olla raske töölt lahti lasta, eriti Ameerika Ühendriikides (kus jälle peetakse pikki tööaegu sageli suuremaks pühendumuseks). Seega andke oma inimestele teada, et hindate nende elu väljaspool tööd. Küsige nende perede ja hobide kohta ning julgustage neid kavandama nende tegevuste ja kohustuste võtmise aega, nagu nad teevad koosolekute ja projektidega.

Samuti peate olema eeskujuks. Investeerige aega oma perekonda, hobidesse või vaimsetesse tegevustesse ja rääkige oma meeskonnaga oma huvidest. Kui vähegi võimalik, vältige oma inimestele e-kirjade saatmist, kui nad pole tööl.

Viimaseks veenduge, et kõik teie meeskonna liikmed võtaksid korraliku lõunapausi; see tähendab söömist töölaudadest eemal, ideaaljuhul väljaspool seda, kus nad saavad natuke päikest ja värsket õhku. Kui võimalik, looge nende jaoks söömiseks puhas ja kutsuv ruum nii siseruumides kui ka väljas.

7. Monitori stressitasemete jälgimine

Võite arvata, et suurem stress vähendab tootlikkust. See on tõsi, kuid ainult teatud hetkel. Seal on maagiline platoo, kui stress võib tegelikult tekkida suurendama tootlikkus.

Yerkes-Dodsoni seadus, mille töötasid välja psühholoogid Robert Yerkes ja John Dillingham Dodson 1908. aastal, dikteerib, et jõudlus ja tootlikkus suurenevad, kui erutuse (stressi) tase suureneb. Kui aga stressitase muutub liiga kõrgeks, hakkab tootlikkus langema.

Näiteks kui sageli olete sattunud väljakutsuvale tähtajale, milles te polnud kindel, et võiksite kohtuda? Kas leesitasite või saite oma parimaid töid? Kui ülesanne ei olnud liiga väljakutsuv, siis tõenäoliselt tõusite tänuüritusele. See on Yerkes-Dodsoni seadus tegevuses. Kui stress ja keerukus on õigel tasemel, tõuseb jõudlus kiiresti.

Nüüd on keeruline osa teada, kui suur stress viib optimaalse jõudluse saavutamiseni. Uued või rasked ülesanded nõuavad optimaalse jõudluse saavutamiseks vähem ärritust, samas kui tuntud või lihtsad ülesanded nõuavad suuremat stressitaset, et suurendada motivatsiooni ja tootlikkust..

Seetõttu on oluline vaadata, mida teie töötajad teevad, ja analüüsida, kui palju stressi võib erinevate ülesannetega seostada. Seejärel saate produktiivsuse suurendamiseks astuda samme erutuse taseme suurendamiseks või vähendamiseks.

Siin on näide: Kujutage ette, et olete palunud ühel oma töötajast Pamil kirjutada selle kuu klientide infoleht. Ta on seda juba mitu korda teinud ja kuigi ta kirjutab hästi, kulub ülesande täitmiseks tavaliselt mitu päeva. Tema jaoks on see vähese ärritusega üldtuntud ülesanne, nii et ta võib natuke jalgu lohistada.

Võite parandada tema tootlikkust, muutes ülesande keerukamaks; näiteks paludes tal küsitleda klienti selle kuu uudiskirja saamiseks või määrama talle lühema tähtaja.

Spektri vastasotsas on Daniel. Olete just määranud, et ta vastutab teie ettevõtete iganädalaste finantsaruannete koostamise eest. Ta õpib seda protsessi endiselt ja teeb igal nädalal mitu viga. Ei aita see, et aruanded tuleb täita hiljemalt reede pärastlõunal. Oma muude kohustuste tõttu on tal sellest tähtajast peaaegu võimatu kinni pidada.

See on näide uuest ja keerulisest ülesandest, millel on ka suur ärritus (lühikeste tähtaegade ja ülesande keerukuse tõttu). Sel juhul tahaksite teha kõik endast oleneva, et vabastada Danieli mõnest muust vastutusest tema stressitaseme alandamiseks, et ta saaks seejärel panna rohkem aega ja energiat finantsaruannete koostamise õppimisse..

Ülesannete ja stressitaseme analüüsimisel on oluline keskenduda tasakaalule. Kui suurendate erutust liiga palju valede ülesannete täitmisel, vähendate lõpuks tootlikkust.

8. Kasutage ajahaldusstrateegiaid

Teine strateegia, mida saate tootlikkuse suurendamiseks kasutada, on õpetada oma meeskonnale tõhusaid ajajuhtimisstrateegiaid. Üks populaarne strateegia on Pomodoro tehnika, mille töötas välja Francesco Cirillo 1980ndate lõpus.

Tehnika on värskendavalt lihtne. Taimeri abil töötate pühendatud aja, tavaliselt 25 minutit. Seejärel teete lühikese pausi, tavaliselt 3–5 minutit. Neid pause nimetatakse pomodorod, Itaalia keeles “tomat”, mis sai nime tomatikujulise taimeri järgi, mida Cirillo õpilasena kasutas.

Pärast nelja pomodorot teete pikema pausi, tavaliselt 15–30 minutit.

Strateegia töötab mitmel põhjusel. Esiteks aitab taimeri märkimine keskenduda käsilolevale ülesandele. Võite sõna otseses mõttes kuulda aega tiksumist, mis võib olla uskumatult motiveeriv. Taimer tuletab meelde ka lühikesi pause. Uuringud on ikka ja jälle näidanud, et sagedased vaheajad suurendavad tegelikult tootlikkust.

Ajakirjas Ergonomics avaldatud uuringus leiti, et sagedased lühikesed pausid, eriti kui nendega kaasnes venitus, põhjustasid suurema produktiivsuse võrreldes väiksemate, pikemate pausidega. Veel ühes ajakirjas Work & Stress avaldatud uuringus leiti, et sagedased puhkepausid olid töötajate töötulemuste säilitamiseks kõige tõhusamad viisid.

Oluline on tõhus ajajuhtimine ja sagedased pausid. Kuid oluline on ka see, mida teete oma pausidega. MIT-iga teadlased leidsid, et kui töötajad tegid pause koos oma sotsiaalse rühma kolleegidega, suurenesid nii tootlikkus kui ka sotsiaalse grupi enda tugevus. Nii saate töötulemusi veelgi tõsta, kui kavandate töötaja puhkused kolleegi vahel, kellega nad on sõbrad.

Tulemuslikkus võib suureneda ka siis, kui töötajad pääsevad päikesepaiste ja värske õhu kätte, nii et julgustage meeskonnaliikmeid puhkepausidel kiiresti jalutama. See on veel üks valdkond, kus saate parimate eeskujudega olla. Tehke sageli pause ja proovige treeningutest välja pääseda.

Lõppsõna

Tavaliselt pole väikeettevõtete omanikel kunagi piisavalt aega ega raha, et teha kõike, mida nad tahavad teha. Kuid tootlikkuse suurendamine ei nõua suuri investeeringuid. Enamasti võtab see nii omanike kui ka juhtide suurema teadlikkuse.

Kui olete ettevõtte omanik, mida teete oma meeskonna suurema tootlikkuse julgustamiseks? Kui töötate suurema organisatsiooni heaks, mida teeb teie ettevõte tootlikkuse suurendamiseks??